Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Акт закрытия журнала трудовых книжек

Акт закрытия журнала трудовых книжек

Акт закрытия журнала трудовых книжек

Оглавление:

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет. Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» автографы всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.

Ставить печать на нем не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости визировать печатями и штампами свои бумаги. Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

Трудовая книга

Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа.

Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек

ИНН, ОГРН работодателя) «Утверждено» (должность лица, утвердившего акт) (Ф.И.О.) » » г. М.П. АКТ N утраты книги (журнала) учета движения трудовых книжек г.

» » г. Комиссия в составе , (должности, Ф.И.О. членов комиссии) принимаявовниманиеп.41Правилведения и хранения трудовых книжек, изготовлениябланковтрудовойкнижкииобеспеченияими работодателей, утвержденныхПостановлениемПравительстваРоссийскойФедерации от 16.04.2003 N 225, Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную ПостановлениемМинтрудаРФ от10.10.2003 N 69, ст.

66Трудового кодекса РоссийскойФедерации,установилаутратукниги(журнала) учета движения трудовых книжек за период с » » г.

по » » г. на листах при следующих обстоятельствах: . Копияутраченнойкниги(журнала)учетатрудовых книжек по состоянию на » » сохранилась (или: не сохранилась). Рекомендации комиссии: . Ответственный ежемесячно отчитывается о расходах средств и остатках в наличии неиспользованных бланков.

Неправильно заполненные или испорченные формуляры подлежат изъятию с составлением акта об уничтожении. Исправления в реестре должны сопровождаться письменными комментариями ответственного лица. Административные взыскания в виде штрафных санкций накладываются на предприятие, если приходно-расходный реестр не заведён, а также если были нарушены правила внесения записей в реестр.

Кто назначает ответственное лицо? Уполномоченное лицо, несущее ответственность за ведение регистрации в книге учёта движения ТК, назначается руководителем предприятия. Издаётся приказ, где называется имя ответственного, указывается дата, с которой полномочия становятся действительными.

ПОДЕЛИТЬСЯ Предыдущая статьяСледующая статья

Как опломбировать книгу учета трудовых книжек

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

  • На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
  • Заверяем пломбу оттиском печати организации.

Как уничтожают документы

Испорченные бумаги измельчают с помощью шредера — специального аппарата или сжигают.

Если документов, которые необходимо уничтожить, мало, то можно воспользоваться ножницами и разрезать бумаги на мелкие кусочки. В случаях большого количества документов можно прибегнуть к услугам организаций, которые занимаются архивным хранением и уничтожением подобных документов.

Назначение журнала регистрации движения трудовых книжек

При приеме человека на вакантную должность работодатель заполняет его трудовую книжку.

После внесения кадровых сведений этот формуляр остается на хранении у нанимателя.

В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек.

Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2003 г. № 225. Учет должно вести как по книжкам, полученным от работников, так и по чистым формам, которые закуплены компанией для заведения на имя новопринятых сотрудников без рабочего стажа. Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным.

Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.

Также см. «».

Основания для уничтожения книжек

Законодательное регулирование ведения трудовых книжек осуществляется следующими актами:

  1. Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;
  2. Инструкцией по заполнению трудовых книжек, содержащейся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.

Трудоустраиваемый сотрудник должен отдать свою книжку работодателю на хранение.

Если гражданин заключает трудовой контракт впервые, то сам работодатель обязан завести ему этот документ. Списать и впоследствии уничтожить книжку кадровый работник обязан, если имели место такие ситуации:

  • По его вине бланки трудовой были повреждены. К примеру, во время внесения записей в бланк сотрудник допустил ошибку, но сразу же ее увидел. В этом случае требуется уничтожить испорченный бланк. Во время процедуры заполняют акт списания и уничтожения трудовых книжек. Если испорченных бланков «накопилось» несколько, то необходимо списать и уничтожить их все.
  • Трудовые книжки повредились вследствие аварий и стихийных бедствий (наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.).

Списание трудовых книжек

Ситуации, в которых трудовые книжки или вкладыши в трудовую книжку подлежат списанию, на практике возникают нечасто, но все же возникают. Трудовым законодательством Российской Федерации четкие правила списания таких документов не предусмотрены.

Однако эту процедуру работодателю все же следует выполнить правильно, чтобы не иметь возможных неблагоприятных последствий. Рассмотрим ее подробно. Причинами списания, в частности, могут быть:

  1. порча вкладыша в трудовую книжку.
  2. порча бланка трудовой книжки;

гласит, что испорченные при заполнении бланки должны быть уничтожены.

Однако обстоятельства, приведшие к списанию и необходимости уничтожения указанных бланков строгой отчетности, могут быть различными. Например, кадровый работник допустил ошибку в строке «Образование» бланка трудовой книжки и такая ошибка была сразу обнаружена.

В этом случае трудовую книжку дальше заполнять и использовать нельзя – она считается испорченной и ее необходимо уничтожить.

Наряду с ошибкой специалиста при заполнении бланка это могут быть пожар, прорыв труб водоснабжения и прочее. Важен результат – бланк трудовой книжки или вкладыша в трудовую книжку непригоден к использованию по своему назначению. Порядок списания: Статус рассматриваемых бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку обязывает создавать для их уничтожения специальную комиссию, которая подтвердит правомерность списания бланков и факт их уничтожения.

Законодательство не предусматривает конкретного перечня должностных лиц, участвующих при подобном списании, следовательно, организация или предприниматель вправе назначить участников такой комиссии самостоятельно, основываясь либо на собственных локальных актах, либо (при их отсутствии) на приказе руководителя или иного уполномоченного должностного лица.
Законодательство не предусматривает конкретного перечня должностных лиц, участвующих при подобном списании, следовательно, организация или предприниматель вправе назначить участников такой комиссии самостоятельно, основываясь либо на собственных локальных актах, либо (при их отсутствии) на приказе руководителя или иного уполномоченного должностного лица. Указанная комиссия проводит инвентаризацию бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, подлежащих уничтожению, а также присутствует при самой процедуре уничтожения.

Факт списания и уничтожения подтверждается заполнением и подписанием участниками комиссии акта на списание трудовых книжек в произвольной форме.

Порядок уничтожения: Процедура уничтожения испорченных бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, как правило, осуществляется с применением специальной техники. Однако правила, обязывающего работодателя применять именно специализированную технику, не существует.

Следовательно, бланк может быть уничтожен различными способами:

  1. сожжен;
  2. аппаратом для уничтожения документов путем их измельчения (так называемым шредером);
  3. при помощи специализированной архивной организации, предоставляющей услуги по уничтожению документов.
  4. разрезан на несколько частей ножницами вручную;

Акт закрытия журнала трудовых книжек

Важно Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.

Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек.

Скачать унифицированную форму журнала учета трудовых книжек Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.

Результат работы

Результат проделанной комиссией работы оформляется в акт об утере книги движения трудовых книжек.

На основании данного акта руководство организации издает приказ о создании нового журнала (книги) учета движения бланков взамен утраченного.

Действия по аналогии с массовой утратой трудовых книжек подразумевают и аналогичный результат – заведенный, взамен потерянного, новый журнал учета должен являться дубликатом предыдущего, о чем в правом верхнем углу должна свидетельствовать соответствующая надпись.

Ведь совершенно очевидно, что в одной организации не может быть двух журналов учета движения трудовых – один из них должен быть дубликатом. Тем не менее, консультанты по кадровым вопросам считают надпись «Дубликат» необязательной и в ее отсутствии не усматривают нарушений.

Какие данные фиксируются

Заполняется книга только в двух случаях:когда человека принимают на работу и когда увольняют. Среди обязательных сведений в ней:

  1. наименование службы или отдела, куда он принят;
  2. должность, на которую принят гражданин;
  3. дата приема человека на работу (цифрами);
  4. реквизиты приказа о приеме на работу;
  5. подпись лица, подтверждающая получение или выдачу документа.
  6. данные сотрудника;
  7. порядковый номер регистрируемой записи;

Как происходит списание?

Для уничтожения руководство организации должно создать специальную комиссию.

Основная задача комиссии – подтверждение правомерности списания трудовых книжек и факта их уничтожения.

Состав комиссии не утвержден на законодательном уровне, поэтому руководитель компании имеет право самостоятельно определять ее участников.

Это могут быть бухгалтеры, юристы или иные специалисты. Члены комиссии проводят инвентаризацию бланков, подлежащих уничтожению, а затем присутствуют при самой процедуре уничтожения. Проведенная процедура подтверждается заполнением и подписанием всеми членами комиссии акта на уничтожение и акта на списание трудовых книжек, образец которого можно найти далее.

К акту в качестве доказательств можно приложить подлинные номера трудовых книжек, вырезанные из списанных бланков.

Книга учета трудовых книжек

Когда сотрудник увольняется, сведения об этом обязательно регистрируют на предприятии, поскольку все документы в этот момент передают их владельцу.

Чтобы работодателям было проще, сведения о выдаче фиксируются в той же регистрационной книге.

Обычно указывают последний рабочий день сотрудника. Но если документы ему отсылаются по почте, то вместо даты их выдачи на руки указывается дата почтовой пересылки.

Дополнительно к делу подшивается квитанция об отправке. Факт получения документов необходимо заверить подписью работника.

Если он лично их не получал, предусмотренная для подписи графа остается незаполненной. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Внесение записей в трудовую книжку о работе по совместительству осуществляет только работодатель по основному месту работы.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Внесение записей в трудовую книжку о работе по совместительству осуществляет только работодатель по основному месту работы. На работников, которые трудятся на условиях внешнего совместительства, по требованиям законодательства, работодатель не имеет право вести трудовые книжки. 28 Января 2020 в 11:47 Электронные трудовые книжки в России заработают с 2020 года.

Нормативные акты подписаны, в ближайшее время традиционные бумажные документы учета рабочего стажа отдадут работникам, а сведения из них передадут в ПФР. Чтобы переход на новые правила был безболезненным, реформа пройдет в несколько этапов.

24 Января 2020 в 17:50 Отмена трудовых книжек в России начнется поэтапно уже с 2020 года.

Этот вопрос давно обсуждался на всех уровнях. Попытки уйти от бумажного документооборота совершались не раз, и не находили должного отклика у работодателей и работников.

Но законодатели приняли решение, закон о переводе в электронный формат подписан, организации перестанут оформлять привычные бланки, а сведения о стаже подчиненных начнут передавать непосредственно в ПФР. 24 Декабря 2020 в 15:16 Что делать при потере трудовой книжки, если утрата произошла в период официального трудоустройства, ясно — обратиться к работодателю за дубликатом. Если гражданин официально не трудоустроен, необходимо:

  • Обратиться к последнему работодателю за новой трудовой.
  • Запросить данные о прежних местах работы у предыдущих работодателей, в государственном Архиве или в Пенсионном фонде РФ.
  • При необходимости обратиться в суд с заявлением о восстановлении данных.

16 Декабря 2020 в 14:48 Как сделать запись в трудовой книжке о недействительной записи, зависит от того, в какой части документа возникла необходимость в исправлении и на каком этапе его ведения: на титульном листе ошибочные сведения зачеркиваются, при исправлении данных о работе информация об их ложности указывается отдельной строкой.

Существуют и другие нюансы. 13 Декабря 2020 в 09:26 11 Марта 2020 08 Октября 2020 01 Октября 2020 01 Октября 2020 30 Сентября 2020 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Кто ведет учет заполнения журналов

Заполнение журнала учета движения книжек и вкладышей в них обычно выполняет кадровый специалист, бухгалтер или секретарь. Для ведения учета вкладышей, трудовых книжек, бланков существуют две книги:

  • Книга учета движения трудовых книжек, а также вкладышей в них. В книгу заносятся сведения о приеме и увольнении работника, о получении и выдаче трудовой книжки уволенному сотруднику. Это обязанность инспектора отдела кадров. Каждый месяц кадровый сотрудник обязан представить в бухгалтерию отчет о сумме, полученной за трудовые книжки, и количестве полученных бланков. К отчету прилагается приходный ордер.
  • Книга приходно-расходная. В ней ведется учет получения и выдачи бланков и вкладышей. Это операция финансовая, поэтому учетом занимается бухгалтерия.

Если книга порвана, пришла в негодность (по каким-либо причинам), не велись учетные записи или до сих пор действует старый образец книги, утилизировать ее не рекомендуется.

Лучше завести новый журнал, так как восстановить книгу учета трудовых книжек не представляется возможным. Можно купить готовую книгу в магазине канцтоваров или сделать своими руками – это потребует некоторых затрат сил и времени. Переносить все записи в новую книгу не нужно.

Начните ведение учета с новой даты.

Обязательно укажите причину завершения работы в старой книге, чтобы не было неприятностей во время аудита. Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Как вести журнал

Обязательства по организации достоверного учета трудовых книжек на предприятии возложены на работодателя нормами правительственного постановления от 16.04.2003 г.

№ 225. Согласно действующим правилам заполнения книги движения трудовых книжек, чистый экземпляр учетного журнала может быть куплен в магазине канцтоваров, заказан в типографии или распечатан самостоятельно. Подготовленный образец книги регистрации трудовых книжек должен быть подписан – указывают его наименование и приводят данные, идентифицирующие работодателя.

При открытии нового образца журнала выдачи трудовых книжек на его титульном листе необходимо проставить дату открытия учетной книги.

А при исчерпании запаса чистых листов журнал закрывают. При этом соответствующую дату этой операции фиксируют на обложке – титульном листе книга учета движения трудовых книжек. Ваш образец заполнения книги учета движения трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям по оформлению данного учетного регистра:

  1. страницы нумеруют и шнуруют для исключения возможности несанкционированного изъятия заполненных листов;
  2. важный момент, как прошить книгу учета движения трудовых книжек: переплет должен быть твердым;
  3. есть особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых книжек: руководитель фирмы проставляет удостоверительную надпись, рядом с которой указывает количество страниц в документе.

Внесение информации в рассматриваемый учетный регистр производят при каждом случае приема штатных работников и при расторжении договоров с сотрудниками.

Персональные данные владельцев трудовых книжек вносятся в документ без сокращений.

Дату увольнения в реестре трудовых книжек обозначают как последний рабочий день владельца формуляра или как день пересылки трудовой по почте.

В последнем случае обязательно должны быть приложены квитанции об отправке письма и согласие работника на такой способ получения бумаг.
Также см. «». Поле для подписи работника может содержать:

  1. пустое место, если работник не явился для получения документов;
  2. подпись получателя трудовой книжки;
  3. реквизиты акта об отказе в росписи.

Учтите, что законодательно закреплен срок хранения заполненного бланка журнала учета трудовых книжек – 75 лет.

Книга лежит на хранении у должностного лица, которое назначено ответственным за ее заполнение.

При неправильном оформлении регистра наказание назначают по нормам ст. 5.27 КоАП РФ. С нашего сайта бесплатно скачать журнал учета движения трудовых книжек можно по прямой ссылке . Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Читайте также

Заполняем при приеме на работу

Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек: Шаг 1.

В первый столбец вносим порядковый номер. Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано.

При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано.

В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций. Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).

Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется. Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).

Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу. Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо.

Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

В организации более 15 лет некорректно ведется книга учета движения трудовых книжек

. Неверно были внесены записи, исправить которые не представляется возможным.

Как следует правильно оформить новую книгу учета движения трудовых книжек (весь порядок действий), чтобы в случае проведения проверки контролирующих органов не было претензий по этому моменту?Во избежание претензий со стороны контролирующих органов ведение указанной книги должно осуществляться по форме, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. При этом она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Состав комиссии

В состав комиссии должны входить руководящие лица организации, лицо, уполномоченное вести работу с трудовыми книжками и ответственное за надлежащее хранение кадровых документов. Необходимо также пригласить ответственных или заинтересованных лиц, чтобы численно комиссия насчитывала пять человек – это является общепринятым стандартом, хотя нигде не прописано нормативно.

В случае необходимости это могут быть и работники органов правопорядка, охраны или пожарного надзора. Результатом совместной работы членов комиссии будет являться акт об утере книги учета движения трудовых книжек.

Акт списания трудовых книжек

Форма данного акта не утверждена действующим законодательством, поэтому чаще всего его составляют в произвольной форме.

Акт печатают на листах формата А4 в двух экземплярах. При отсутствии бланков можно написать его от руки. В документе необходимо указать такую информацию:

  1. название организации;
  2. дату составления;
  3. название самого документа;
  4. подпись каждого участника комиссии.
  5. количество списанных трудовых книжек, их серии и номера, а также причины списания каждой из них;
  6. состав комиссии;

Документ в обязательном порядке заверяют печатью организации.

Он должен храниться не менее 5 лет.

Заполнение информационной шапки документа

  • Вначале посередине строки пишется полное наименование компании и название документа.
  • После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.
  • Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.
  • Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Когда можно закрыть книги учета движения трудовых книжек?

Важно Статья 5.27 КоАП РФ Как сделать выписку из книги учета? Обоснованность права работника запрашивать выписку из книги учета является спорной.

Согласно ст. 62 ТК РФ, работник может обратиться с письменным заявлением к работодателю и получить документы, связанные с исполнением трудовых обязанностей. Процедура регистрации трудовых книжек относится только к документообороту предприятия. Работодатель может пойти навстречу работнику и выдать документ.

На практике выписку испрашивают судебные органы, разбирающие спорные вопросы с увольнениями. Среди сведений выписки указываются:

  1. Данные, связанные с учетом трудовой книжки конкретного лица. Информация представляется в табличной форме.
  2. Реквизиты предприятия.
  3. Документ составляется на фирменном бланке предприятия.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Если на предприятии прежде записи осуществлялись в книгу, не соответствующей требованиям, то она должна быть закрыта. Существует прописанная процедура прекращения ведения записей в таком реестре.

Заключается она во внесении итоговой записи, в которой указывается причина закрытия, количество внесённых в реестр записей и зарегистрированных ТК и вкладышей с указанием даты закрытия и подписью уполномоченного лица.

В последующем журнал передаётся в архив, где продолжает храниться. Пользоваться реестром разрешено, но запрещено вносить и корректировать какие-либо записи. Форма действующего в настоящее время журнала учета была утверждена соответствующим Постановлением Мин.

труда и Соц. развития № 69 от 10.10.2003 г.

До этого действовал образец 1974 года.

До сих пор нет никаких препятствий в использовании старого образца, хотя постановление вступило в силу. Инфо Действия по аналогии с массовой утратой трудовых книжек подразумевают и аналогичный результат – заведенный, взамен потерянного, новый журнал учета должен являться дубликатом предыдущего, о чем в правом верхнем углу должна свидетельствовать соответствующая надпись.

Ведь совершенно очевидно, что в одной организации не может быть двух журналов учета движения трудовых – один из них должен быть дубликатом.

Тем не менее, консультанты по кадровым вопросам считают надпись «Дубликат» необязательной и в ее отсутствии не усматривают нарушений. Ответственность виновных лиц Полную ответственность за работу, связанную с ведением и хранением трудовых книжек в организации, несет лицо, назначенное на эту работу прямым приказом руководителя организации.

Несколько правил заполнения журнала

В книге учета имеется 13 столбцов. Заполняя их, важно не нарушить последовательность:

  • Название отдела, где будет числиться работник.
  • Год принятия на работу (четырехзначное число).
  • Подпись кадровика.
  • Цена вкладыша или трудовой книжки, если они оплачены работником. Когда работнику организация предоставляет трудовую книжку и вкладыш, то в этой графе обязательно ставится прочерк.
  • Число принятия на работу сотрудника (указать двухзначное число).
  • Подпись уволенного работника.
  • Дата увольнения работника.
  • Месяц принятия на работу (указывается числом).
  • ФИО сотрудника.
  • Должность работника.
  • Номер регистрации приказа (о приеме, об увольнении).
  • Серия, номер книжки. Если книжка не имеет таких данных, то обязательно ставится прочерк.
  • Порядковый номер записи.

Исправления в книге учета допускаются только определенным образом. Нужно перечеркнуть ошибочно заполненные данные, рядом написать правильные данные и фразу: «Запись ошибочна» или «Исправленному верить», поставить подпись.

Книга учета заполняется до использования полностью всех страниц. Обычно ее хватает на долгое время (до нескольких лет). Если надо восстановить книгу учета движения трудовых книжек, следует начать с заполнения титульного листа учетной книги.

Номер пломбы вписывается в нужную строку.

Трудовая книжка – это БСО для учета трудового стажа

Для учета трудовой деятельности и стажа работников российским законодательством предусмотрен специальный документ – трудовая книжка (). Кроме этого, применяется еще один бланк строгой отчетности — вкладыш в трудовую книжку.

Он понадобится, когда один из разделов трудовой книжки будет полностью заполнен, притом что имеется необходимость внесения новой записи.

Обязанность ведения этого документа возложена на юридические лица и индивидуальных предпринимателей. Форма и порядок ведения указанных документов закреплены в двух нормативных правовых актах:

  1. от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  2. от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю.

В случае, если гражданин такого документа не имел, работодатель обязан завести его для вновь принятого на работу сотрудника. Этот документ на всем протяжении времени наемного труда ведется работодателем и находится у него на хранении.

Отсутствие книги учета движения трудовых книжек: штраф или нет

Вы здесь Опубликовано 2011-02-07 13:05 пользователем Hrreader Подскажите, пожалуйста, уважаемые коллеги, что будет, если при проверке Гострудинспектор обнаружит, что в отделе кадров не вели книгу учёта движения трудовых книжек. За это предусматривается какой-нибудь штраф или нет? В данном случае будет нарушением трудового законодательства тот факт, что в организации не ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Проанализируем действующее законодательство. Так, в соответствии с п.40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся: а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В соответствии же с п.41 тех же Правил, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Как видно, данные нормы имеют императивный характер, то есть обязательный, а не говорят о том, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, как и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее может вестись, а может и не вестись.

Согласно тем же Правилам, формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации. Как правило, при проверках трудовые инспектора требуют предоставить обе эти книги, и их отсутствие, в большинстве случаев, расценивается как нарушение трудового законодательства.

Санкции же за нарушения трудового законодательства установлены в ст.5.27 КоАП РФ. В силу этой статьи, нарушение законодательства о труде и об охране труда — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, — влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет. Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Как исправить ошибку в акте

Если при написании акта была допущена и замечена ошибка, то ее нужно исправить так:

  1. сверху надписать верный вариант;
  2. зачеркнуть ошибку аккуратно;
  3. расписываются члены комиссии.
  4. рядом поставить отметку «Исправленному верить»;

В случае допущения большого количества неточностей и ошибок формируется новый документ, а старый уничтожается.

Заполнение журнала учета трудовых книжек

Журнал трудовых книжек и вкладышей в них заполняется по правилам, установленным .

Форма документа дана в . Правильно оформленная книга учета соответствует нескольким требованиям. Во-первых, она должна быть в твердом переплете. Во-вторых, документ необходимо прошнуровать, страницы — пронумеровать, а концы шнура — опломбировать.

Руководитель организации заверяет книгу своей подписью, уточняя количество пронумерованных и прошнурованных листов в ней. Ставить печати на страницах не нужно.

Скачать образец журнала учета трудовых книжек бесплатно можно на нашем сайте.

В нем указывают:

  1. серию и номер книжки, если они имеются;
  2. сумму, внесенную за бланк трудовой (если она выдается впервые и за деньги).
  3. наименование службы или отдела, где работает человек (если в организации предусмотрено такое деление);
  4. дату приема сотрудника на работу (число, месяц, год цифрами);
  5. должность или конкретную функцию сотрудника;
  6. порядковый номер регистрируемого документа;
  7. фамилию, имя и отчество (при наличии) работника;
  8. дату и номер приказа о приеме на работу (не заполняется при оформлении вкладышей);

Все данные подтверждаются подписью специалиста, который их зарегистрировал.

Коротко о комиссии по списанию трудовых книжек

Такая комиссия должна состоять минимум из трех человек. Цель ее создания — подтвердить необходимость уничтожения документов.

В состав могут входить такие сотрудники, как специалист по кадрам, бухгалтер, завхоз и т.д.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+