Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Анализ должностной инструкции делопроизводителя

Анализ должностной инструкции делопроизводителя

Анализ должностной инструкции работника службы ДОУ

Введение Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот локальный акт часто недооценивают и пренебрегают им. Разумеется, определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор.

Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора довольно сложно.

Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и до судебного разбирательства.

Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного. Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что должностная инструкция — это живой и работающий документ и, поскольку методики и методы труда, а также организационные связи подразделений постоянно изменяются в соответствии с требованиями рынка, вслед за ними в оперативном порядке должны изменяться и должностные инструкции.
Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что должностная инструкция — это живой и работающий документ и, поскольку методики и методы труда, а также организационные связи подразделений постоянно изменяются в соответствии с требованиями рынка, вслед за ними в оперативном порядке должны изменяться и должностные инструкции.

Для сохранения их эффективности необходимо своевременно приводить их содержание, так же впрочем, как и иных локальных нормативных актов в соответствии с изменяющимися задачами, обеспечивая тем самым необходимую гибкость системы управления. Обеспечение данного процесса обычно регламентируется внутренним актом работодателя —

«Положением о порядке разработки и утверждения должностных инструкций»

. Такой документ содержит порядок инициирования процесса внесения изменений в действующие должностные инструкции или введения новых, определяет порядок их разработки и согласования, а также общую структуру документа.

Цель исследования – анализ и оценка эффективности должностных инструкций. Задачи исследования:

  1. Провести анализ нормативно-методической основы, закрепляющей требования к составлению должностной инструкции.
  2. Раскрыть значение и роль должностных инструкций для организации.
  3. Показать, как оформляется и как разрабатывается должностная инструкция.
  4. Оценить эффективность должностной инструкции в повышении качества деятельности предприятия на конкретном примере.

Объектом исследования является организация службы ДОУ МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №21», предмет – должностная инструкция в службе ДОУ МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №21». Методы исследования:

  1. Метод построения общих выводов на основе частных высказываний.
  2. Метод анализа (анализ существующих нормативно-методических актов, регламентирующих предмет нашего исследования), в том числе контент-анализ (анализ содержания конкретной должностной инструкции).
  3. Диалектический метод, принцип всесторонности, заключающийся в многоаспектном рассмотрении предмета исследования.

Источники написания курсовой работы — законодательные1, нормативно-методические документы2, а также статьи различных авторов, опубликованных в журналах, посвященных делопроизводственным вопросам.

На сегодняшний день тема не достаточно хорошо изучена, так как предметом данного исследования является должностная инструкция конкретного учреждения МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №21». Должностные инструкции по одной должности любого предприятия не значительно, но все же отличаются друг от друга, каждая инструкция уникальна и должностная инструкция МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №21» представляет интерес для изучения.

Следует также сказать, что должностная инструкция – документ, с которым работники различных организаций сталкиваются повсеместно. Ее изучали, изучают и, возможно продолжат изучать в будущем.

Данной теме посвящены работы таких авторов как Россол С., Илюшенко. М.П. и Янковая В.Ф., опубликованные в журнале «Управление персоналом» и «Делопроизводство» соответственно3. Можно сказать, что теоретическая база исследования данной темы достаточна.

Структура работы включает введение, основную часть, заключение. Основная часть состоит из трех глав. В первой главе раскрывается роль и значение должностных инструкций.

Вторая глава дает характеристику существующей нормативно-методической базе. Третья глава оценивает эффективность должностной инструкции в деятельности конкретной организации. Глава 1. Роль и значение должностных инструкций В соответствии со ст. 68 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к его трудовой функции.
68 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к его трудовой функции.

В число таких актов входит должностная инструкция. Это нормативный документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или ее структурного подразделения. Большой юридический словарь дает нам следующее определение:

«Должностная инструкция — это краткое изложение основных задач, требующихся навыков и полномочий различных должностей в организации4»

Схожее определение дается и в Большом энциклопедическом словаре: «Должностная инструкция — инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме»5 Как видно из данных дефиниций, основной акцент делается на определении круга трудовых обязанностей, которые возлагаются на определенную должностную единицу.

Однако стоит сказать, что речь идет не об описании трудовых обязанностей конкретного сотрудника, а об описании функций определенной должности.

Под должностью же в деловой практике принято понимать первичную структурную единицу штатного расписания организации, определяющую содержание, объем полномочий и место в иерархической структуре организации лица, ее замещающего.

Должностная инструкция, по своей сути, имеет две основные функции. Она является как инструментом структурирования производственных процедур, так и инструментом регулирования деятельности сотрудника, занимающего соответствующую штатную единицу.

На практике эти две функции достаточно часто смешивают. На сегодняшний день существует проблема определения правовой природы должностной инструкции. В литературе на этот счет высказывается две противоположных точки зрения.

Наиболее распространенным в настоящее время является подход, в соответствии с которым должностные инструкции являются локальными нормативными актами. Другая точка зрения состоит в том, что отдельные авторы считают ее актом применения нормы права.

Нельзя не отметить, что локальные нормативные акты отличаются от актов применения трудового права по адресату (неопределенный круг лиц или конкретно определенные лица), времени действия (однократность и неоднократность), цели издания. Кроме того, локальное правотворчество приводит к появлению новых норм права, хотя они и основываются на общих нормах и не должны им противоречить. Акты же применения норм трудового права приводят не к появлению норм, а к возникновению, изменению или прекращению прав и обязанностей их адресатов6.

В рамках трудовых отношений задачи должностной инструкции обширны и разнообразны. Правильно составленная должностная инструкция дает возможность:

  1. грамотно распределять трудовую нагрузку на персонал, избегая ее дублирования;
  2. эффективно проводить аттестацию рабочих мест;
  3. определять необходимую квалификацию персонала;
  4. снижать судебные риски при привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей.
  5. эффективно проводить аттестацию персонала, определяя соответствие лица занимаемой должности;
  6. получить четкое представление о трудовой функции работника;
Рекомендуем прочесть:  Порядок написания положений

На должностную инструкцию могут быть возложены и другие задачи.

Так, в ряде случаев она может упростить порядок доказывания налоговой инспекции экономической обоснованности затрат на деятельность персонала. В частности, должностная инструкция может помочь доказать факт использования личного автотранспорта сотрудников в производственных целях, необходимость повышения квалификации персонала, обоснованность международных и междугородних телефонов и многое другое.

Таким образом, значение должностной инструкции весьма обширно. Она позволяет четко определить трудовую функцию работника, эффективно провести аттестацию работников, повысить качество деятельности учреждения.

Глава 2. Нормативно-правовая база, регламентирующая порядок разработки должностных инструкций Разработка должностной инструкции — это достаточно сложный и кропотливый процесс. При этом он может значительно отличаться в зависимости от того, составляется ли она на уже существующую и занятую должность или же на должность, планируемую к введению.
При этом он может значительно отличаться в зависимости от того, составляется ли она на уже существующую и занятую должность или же на должность, планируемую к введению.

Однако во всех случаях он состоит из нескольких этапов.

  1. Подготовительный этап. На данном этапе оценивается необходимость введения новых должностных единиц, определяется общий круг обязанностей и место в организационной структуре.
  2. Разработка проекта должностной инструкции. На этом этапе документ наполняется реальным содержанием. Фиксируются обязанности, определяются права.
  3. Согласование проекта должностной инструкции.
  4. Утверждение должностной инструкции.
  5. Ознакомление с должностной инструкцией персонала, занимающего соответствующие должности.

Стоит сказать, что наличие данных этапов разработки инструкции по делопроизводству находит отражение в реквизитах данного документа. Наиболее трудоемкими являются первый и второй этапы работы.

Остальные, по сути, представляют собой организационные действия, необходимые для эффективного использования данного документа. Серьезным подспорьем в разработке должностной инструкции могут послужить квалификационные справочники. На сегодняшний день процесс разработки и оформления должностной инструкции слабо регламентирован.

Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты не регламентируют вопросы составления, утверждения и применения должностных инструкций. На эту тему есть лишь несколько писем Федеральной службы по труду и занятости (Роструд), которые, несмотря на их официальный характер, не являются нормативными документами и могут применяться лишь в качестве рекомендаций.

Но к данным рекомендациям Роструда стоит прислушаться. Кроме этого, пусть и косвенно, но регламентация оформления должностной инструкции находит свое отражение в ГОСТ Р 6.30-2003 (требования к расположению реквизитов)7.

В своем письме Роструд рекомендует работодателям разрабатывать и утверждать должностные инструкции на каждую должность, имеющуюся в штатном расписании, в том числе на вакантные должности8. Этим положением подчеркивается обезличенный характер должностных инструкций. Иметь должностные инструкции, в том числе и на вакантные должности, правильно, так как в этом случае человек, устраиваясь на работу по определенной должности, будет иметь полное представление о предстоящей работе, о составе его должностных обязанностей, о том, что надо знать и уметь для ее выполнения, за что он будет нести ответственность и т.д.

Должностная инструкция должна содержать только такие положения, которые связаны с деловыми качествами работника, необходимыми для выполнения работ по конкретной должности.

Как указано в постановления пленума Верховного суда РФ, под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации) и личностных качеств (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).9 В должностной инструкции необходимо установить только требования, связанные с профессиональными навыками и квалификацией работника, занимающего данную должность. Несмотря на желание отдельных работодателей помимо прямых обязанностей, предусмотренных по должности, “навесить” на работника массу непрофильных, дополнительных обязанностей (вплоть до “сходи мне в магазин”), такие действия недопустимы и не имеют под собой оснований.

В письме Роструд подчеркнул, что основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда РФ10.

Данный справочник рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров. В нем предусмотрены практически все должности руководителей, специалистов и служащих.
В нем предусмотрены практически все должности руководителей, специалистов и служащих.

А требования к каждой должности разбиты на три раздела: должностные обязанности, что должен знать работник и требования к квалификации11. При разработке должностной инструкции, как и в трудовых отношениях в целом, не допускается установление для работников ограничений либо преимуществ, зависящих от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, политических убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям. А также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника.

Подобные ограничения или предпочтения являются дискриминационными и прямо запрещены ст.

3 ТК РФ. Как правило, должностная инструкция состоит из следующих основных разделов.

  1. Права. Закрепляются права, которыми наделяется работник для наиболее эффективного выполнения должностных обязанностей. Могут быть указаны права работника, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами (приостанавливать работу в случаях, установленных законодательством, и т.п.). Нужно учитывать, что право — это мера возможного поведения работника, и он самостоятельно определяет, использовать свое право или нет. Некоторые работодатели умудряются вписать в должностные инструкции пункт о том, что за неиспользование своих прав работник несет ответственность, что совершенно необоснованно.
  2. Ответственность. Закрепляется сфера ответственности работника, устанавливается, за что он отвечает. Указываются меры юридической ответственности, которые могут быть применены к работнику в случае невыполнения им должностных обязанностей.
  3. Общие положения. Закрепляются квалификационные требования к лицу, занимающему данную должность: уровень образования, необходимый стаж работы, наличие специальных знаний, обладание определенными навыками и т.п. Перечисляются нормативные акты, внутренние документы организации (приказы, распоряжения и т.п.), которые работник должен знать и руководствоваться которыми в своей деятельности. Здесь же может устанавливаться подчиненность работника определенному руководителю и (если должность руководящая) подчиненность других работников данному работнику. Кроме того, здесь могут ставиться условия временного замещения работника в период его отсутствия, а также условия замещения им других работников (если это входит в его обязанности).
  4. Должностные обязанности. Закрепляются должностные обязанности работника, подробно расписывается, что он должен делать. Помимо обязанностей, предусмотренных ЕТКС (единый тарифно-квалифицированный справочник), связанных со спецификой работы на данной должности, здесь могут также устанавливаться общие для всех работников обязанности: соблюдать трудовое законодательство, соблюдать нормы служебного общения, субординацию и т.п.

Конечно, приведенный перечень разделов — примерный.

Должностные инструкции могут иметь другой состав разделов. Должностная инструкция имеет свой набор реквизитов, которые проставляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Должностная инструкция имеет угловое расположение реквизитов бланка. В левом верхнем углу проставляются следующие реквизиты в следующем порядке: герб РФ и (или) герб субъекта для органов власти и местного самоуправления, эмблему (если она есть) для коммерческих структур.

Затем следует наименование органа власти или организации, затем прописными буквами печатается наименование вида документа (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСРУКЦИЯ), ниже располагаются дата и регистрационный номер, затем заголовок документа. Как уже отмечалось, текст должностной инструкции состоит из 4 основных разделов. Подписывается должностная инструкция, как правило, руководителем службы ДОУ организации.

Реквизит подпись состоит из наименования должности, самой подписи, расшифровки подписи в порядке инициалы, фамилия.

Таким образом, реквизиты должностной инструкции можно условно разбить на 3 группы.

Первая группа называется «Реквизиты бланка».

Служебная документация не пишется на простой бумаге. Нельзя взять лист формата А4 и написать: «Утверждаю», «Должностная инструкция». Для этого существуют бланки. Вторая — «Реквизиты состава удостоверения документов». Третья группа реквизитов — это «Реквизиты согласования и реквизиты ознакомления».
Должностная инструкция, оформленная в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 должна выглядеть следующим образом:

В помощь кадровику

Образец должностной инструкции делпроизводителя по профстандарту, который называется «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утвержден приказом Минтруда от 06.05.2015 № 276н), переработать в должностную инструкцию не составит особого труда, перенеся из соответствующих разделов стандрата нужную информацию в тот или иной раздел, в зависимости от того, что данный человека будет обеспечивать функционально:

  1. или иное в комбинированном виде.
  2. документарное сопроводжение;
  3. организационную деятлеьность;
  4. информационное сопровождение руководства компании;
  5. информционно-аналитическая деятельность;

Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Обязанности менеджмента — это перечень управленческих функций, которые должны соблюдать руководители компании в рамках своей трудовой деятельности. Список задач, соответствующих им прав, и ответственность, которая наступает, если сотрудник их игнорирует, установлены должностной инструкцией и зависят от уровня руководящей позиции.

30 Января 2020 в 16:58 Должностные обязанности прораба строительных и монтажных работ — это перечень функциональных обязанностей человека, осуществляющего руководство строительством на отдельном участке. 30 Декабря 2020 в 14:45 Права и обязанности охранника — это перечень функций узкоспециализированной профессиональной деятельности по предотвращению внештатных ситуаций. Обеспечение безопасности — работа сложная и рискованная, поэтому жестко регламентируется законодательными актами на федеральном уровне.

30 Декабря 2020 в 14:42 Должностные обязанности делопроизводителя — это управление документооборотом в компании, которое заключается в учете, регистрации, рассмотрении, обработке и сдаче в архив всей входящей корреспонденции и документов. Специалист занимается упорядочением документов в соответствии с нормативными актами и ГОСТами.

22 Сентября 2020 в 13:41 Должностную инструкцию можно определить как корпоративный организационно-распорядительный документ, определяющий и детализирующий задачи, права, функции и обязанности работника. 02 Сентября 2020 в 15:59 20 Марта 2020 13 Марта 2020 12 Декабря 2020 29 Октября 2020 29 Октября 2020 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Где работает делопроизводитель

Делопроизводитель – востребованная профессия.

Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника. Подобный сотрудник нужен в любой организации, где присутствует большой документооборот, за которым должен кто-то следить: регистрировать, сортировать, архивировать и найти в любой момент необходимую бумажку.

Например, в школе работник занимается ведением дел всех учащихся: регистрацией, внесение информации в компьютерную базу и последующим архивированием. Очень важен такой сотрудник в судебных инстанциях – где поток документации просто огромен.

Ни одной солидной компании не обойтись без данной штатной единицы, будь это промышленная компания, справочная служба, институт, культурное учреждение, юридическая консультация и прочие учреждения.

Ответственность

4.1.

За невыполнение своих должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией в соответствии с действующим законодательством.4.2 Нарушение внутреннего трудового распорядка.4.3 За утрату документов, находящихся в зоне его ответственности.4.4 За правонарушения, совершенных во время трудовой деятельности.

3. Права

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.3.2.

Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов.3.3. В пределах своей компетенции сообщать [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения] о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.3.4.

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.3.6.

[Вписать нужное].

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях: 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. Должностная инструкция делопроизводителя — образец 2020 года.

Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

Права

— это то, что есть у работника, чтобы выполнять непосредственные обязанности. Общие должностные обязанности делопроизводителя предусматривают права:

  1. ставить подпись на документах в рамках своей компетенции;
  2. принимать решения в рамках своей компетенции;
  3. требовать от руководства способствования и помощи в исполнении обязанностей.
  4. вносить вышестоящему начальству предложения по оптимизации труда и улучшению условий работы;
  5. получать полную информацию об условиях труда и требовать выполнения всех договоренностей и прав;

Общие положения

В первую очередь, здесь прописывают:

  1. требования по квалификации;
  2. кому он подчиняется;
  3. категорию, к которой относится делопроизводитель;
  4. кто его должен заменить в случае необходимости.

Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+