Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как оформлять письмо запрос

Как оформлять письмо запрос

Как писать?

Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон.

Напишите буквально одну вводную фразу, например:

  1. «на основании наших предварительных договорённостей»;
  2. «для заключения договора».
  3. «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
  4. «в соответствии с заключенным договором»;

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать:

«В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…»

. Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения).

А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму.

Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке. Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

  1. «просим сообщить о…»;
  2. «просим выслать…».
  3. «будем крайне признательны, если Вы…»;

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее.

С этой целью можно использовать следующие фразы:

  1. «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
  2. «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».
  3. «с нетерпением ждём Вашего письма»;
  4. «просим ответить по возможности скорее»;
  5. «просим дать ответ в двухнедельный срок»;

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким.

Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

Письмо-запрос в банк

Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

  1. по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
  2. ясное изложение проблемы;
  3. правильное указание реквизитов автора письма;
  4. по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.

ФАЙЛЫ В АКБ «Мосбанк» 123790 г.

Москва, ул. Высокая, 78 от Линчевского Дмитрия Яковлевича, проживающего по адресу: 123908, г.Москва, ул.Октябрьская, д. 90, кв. 213, тел. 222-66-88 e-mail: О реструктуризации задолженности 12.03.15 г.

между мною, Д.Я.Линчевским, и АКБ «Мосбанк» был заключен Договор по кредиту №5609/13 от 12.03.15 г. на следующих условиях: сумма кредита: 500 000 руб., на срок 2 года (дата окончательного возвращения кредита 12.03.2017 года), процентная ставка 17%, целевое использование – покупка автомобиля. Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.
Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.

С 10.05.2016 года произошло ухудшение моего финансового состояния. Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285. В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии.

На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.

О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.

15.01.2017 г. /Линчевский/ Д.
Я. Линчевский

Письмо-просьба о поставке товара

Письмо обычно направляется партнерам компании.

В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний. Начальнику компании «ААА» Иванову И. И. От руководителя компании «БББ» Петрова Б. Б. Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки.

Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

Наши контакты: (уточнить). С уважением, Борис Борисович.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений.

По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне. При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.
При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора.

Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Как написать письмо-запрос о предоставлении информации или документов?

(пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книгПисьмо-запрос может быть оформлено как на фирменном бланке организации, так и на простой бумаге.

Рекомендуем прочесть:  Код документа по справки о доходах

Преимущество использования фирменного бланка заключается в том, что на нем уже будут указаны все необходимые реквизиты компании: полное название организации, контактные данные, юридический адрес предприятия, ИНН, КПП и ОГРН.Если нет фирменного бланка, то можно писать на листе формата А4 указав в верхнем левом углу все необходимые данные – номера телефонов, контактные лица, адреса.

Содержание письма обычно адресовано одному человеку. Следует заметить, что как правило, письмо-запрос оформляют на имя директора компании, главного бухгалтера.

Всё зависит от того, какая информация запрашивается.В правом углу бланка в дательном падеже указываются все необходимые сведения об адресате.

В последней строке можно выразить благодарность за удовлетворение запроса или надежду о дальнейшем сотрудничестве.Письмо-запрос обязательно подписывается и при необходимости закрепляется гербовой печатью. После чего оно обязательно регистрируется в журнале исходящих документов предприятия с указанием регистрационного номера. Также указывается дата написания письма-запроса.

О предоставлении информации

Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

  1. технические характеристики товара и т.п.
  2. прайс-лист;
  3. условия акции, предоставления скидок;

В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

Как оформлять письмо запрос

Генеральный директор ООО «Млечный путь» /Константинов/ О.К. Константинов Письмо-запрос подтверждения информации В таком запросе обязательно должны быть подробные сведения о заявителе с обоснованием его права на подтверждение необходимой информации.

Запрос следует формулировать корректно и недвусмысленно. Обязательно указывать адрес для предоставления ответа (почтовый и/или электронный). Скачать пример письма-запроса подтверждения информации . doc ОАО «Инвест-профи»167890, г. Москва, ул. Заводская, 89, оф.1ИНН 4536573895Тел. (495) 700-54-13, факс (495) 700-54-12В ООО «Иринарх»167030, г.

(495) 700-54-13, факс (495) 700-54-12В ООО «Иринарх»167030, г.

Москва, пер. Лялин, 14 15.05.2017 г., исх.

Правила составления

Законом не определена единая форма для письма-запроса, поэтому составляется документ в произвольной форме с соблюдением ряда правил. Он должен содержать в себе:

  • Регистрационный номер письма, под которым он отмечен в журнале отправленной корреспонденции.
  • «Шапку», в которой указываются сведения об отправителе и адресате (наименование структуры полное, юридический и фактический адрес, контактные данные).
  • Наименование документа.
  • Дату и место его составление.
  • Обращение к адресату. Как правило, используется обращение по имени, отчеству с приставкой «уважаемый (ая)». Исключение – письма в официальные в государственные структуры.
  • Подписи уполномоченных лиц и печать организации.
  • Основную суть запроса.

«Тело» документа, т.е.

конкретно сам запрос желательно начинать с обоснования причины.

Нет необходимости расписывать ее очень подробно, достаточно одной фразы. Например, «на основе заключенного ранее договора о…» или «в соответствии с нормативным актом № …» и пр. В запросе стоит излагать только одну конкретную просьбу или предложение в лаконичной форме.

Конечно, если у отправителя имеется несколько небольших просьб, отправлять множественные запросы одному адресату не стоит.

Если ситуация, повлекшая необходимость сделать запрос нестандартная, нужно изложить ее более детально. Так, чтобы у адресата не оставалось вопросов на этот счет. Любой запрос изначально предполагает ответ на него.

Если отправителю он требуется срочно, необходимо этот факт указать отдельно.

Например,

«на данный запрос ответ должен быть предоставлен в течение пяти рабочих дней»

или «во избежание недоразумений, просим ответить, как можно скорее» и пр. В конце письма желательно дать указание на желательный способ ответа. Это может быть просьба отправить:

  1. Факсимильное сообщение.
  2. Письмо с курьерской доставкой.
  3. Бумажное заказное письмо на обозначенный почтовый адрес.
  4. Электронное письмо на e-mail.

Назначение и содержание

Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица.

Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

  1. общественными деятелями и др.
  2. индивидуальными предпринимателями;
  3. частными гражданами;
  4. представителями органов власти;

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования документа.

В нем обязательно отражаются такие сведения:

  • Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
  • Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.
  • Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
  • Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
  • Наименование отправителя.
  • В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
  • Наименование получателя (адресата).
  • Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
  • Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.

Как правило, он составляется на фирменном бланке организации.

Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП.

Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

Отправить можно разными способами:

  1. передать по факсу;
  2. передать с курьером.
  3. по е-мэйл;
  4. по обычной почте;

Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером.

Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями.

Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут» Иванову И.

И. От руководителя компании «Где деньги» Сидорова П. П. Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей.

Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей.

Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

С уважением, Петр Петрович. Пояснение: В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

  1. Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
  2. Точная сумма долга.
  3. Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование.

Требование составляется по другому шаблону.

Деловые письма

Любое письмо является визитной карточкой организации.

Оно отражает ту позицию, с которой представитель обращается к адресату.

Для создания положительного имиджа компании важно выразить в письме доверие, уважение.

В этом случае задачи будут решаться быстрее, а переговоры будут эффективными.Любая переписка, независимо от того, электронная или бумажная она, должна вестись в соответствии с нормами.

Они аналогичны телефонным и личным разговорам.Выделяют некоторые принципы ведения переписки:

  1. переписка предусматривает полную конфиденциальность;
  2. к деловым интересам сторон необходимо относиться внимательно;
  3. оппоненты должны уважать личность и деловую позицию друг друга;
  4. задачи, которые закладываются в письме, должны быть вовремя решены.

имеют ряд преимуществ перед другими видами отправлений:

  1. На простое письмо может не поступить ответа, даже если он требуется. Кроме того оно может потеряться в ходе обычной деятельности, поэтому сотрудникам приходится созваниваться и просить о проверке корреспонденции.
  2. Электронное сообщение может не отразить полностью просьбу, которая должна быть удовлетворена получателем.
  3. В обилии информации обычные отправления могут быть не восприняты должным образом.

    Это приведет к тому, что проблема не будет решена.

Для экономии времени необходимо соблюдение общих правил ведения деловой переписки. В этом случае возможно устранение недопонимания и спорных моментов.

могут отличаться по своей форме. Для правильного составления потребуется выяснить отличия их друг от друга.

В этом случае послание будет оформлено должным образом, а отправитель не будет выглядеть глупым.В зависимости от структуры письма могут быть коммуникационными и договорными.В первом случае выделяют:

  1. признания;
  2. претензии;
  3. отказы;
  4. оправдания.

Эти виды используются в повседневной деятельности чаще всего.Письма-договоренности имеют большое значение.Они помогают:

  1. подвести итоги;
  2. поставить сроки выполнения задач;
  3. договориться о чем-либо;
  4. убедиться, что стороны поняли суть договора.

Простой язык, используемый в повседневной жизни, при составлении делового письма не используется. В корреспонденции должны быть исключены ошибки и опечатки.Составитель должен предъявлять повышенные требования к себе. Если этого не сделать, сложится негативное впечатление об уровне образования и интеллекте человека.Документ не должен содержать ни орфографических ошибок, ни неточностей в терминологии и лексике профессиональной сферы.

При их наличии можно судить о некомпетентности человека, как работника.Выделяют основные правила составления деловых писем:

  1. Перед отправкой нужно перечитать текст, проверив ошибки и его логическое построение. Необходимо произвести вычитку через час после отвлечения от сообщения. В этом случае удастся лучше оценить текст.
  2. В письме не нужно использовать слова, значение которых до конца не ясно отправителю. Если отказаться от такой лексики невозможно, то важно пользоваться словарями для подтверждения правильности применения.
  3. Пользоваться планшетом или телефоном для предварительного набора текста не рекомендуется. Ведь их настройки могут быть выставлены так, что автоисправление будет неверным.
  4. Лучше не применять специфические термины. Ведь адресат может не понять сути выражений или ошибочно их истолковать. Если в письме важно прописать конкретное слово, то можно дать ему объяснение или расшифровать аббревиатуру.
  5. Предложения должны быть короткими. Длинные конструкции лучше оставить для романов, а не деловых переписок.
  6. До внесения данных в тело письма, необходимо подготовить текст в редакторе. Это позволит автоматически проверить орфографию и пунктуацию. Также это даст возможность сохранить написанное при потери связи с интернетом. Для этого настраивается автосохранение.

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации.

Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д. Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса: 1. «Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).

2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения. 3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….) 4.

Суть просьбы и пожелание сотрудничества.

5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Кто составляет письмо-запрос

Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя. Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня.

В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

Полезная таблицаСкрытьЕще четыре письма от контрагента, которые защитят компанию от доначислений

О чем письмоДля чего нужно и как составить О том, что поставщик применяет общую систему налогообложения Чтобы без опасений заявить вычеты по НДС, покупатели иногда запрашивают у поставщика письмо о том, что он применяет общую систему налогообложения.

Если покупатель запросил такое письмо, оформите его на бланке организации, поставьте подпись и печать ответственного лица. У покупателя есть право на вычет и в ситуации, когда счет-фактуру выставил контрагент на вмененке (постановление Конституционного суда от 03.06.2014 № 17-П). Но некоторые покупатели опасаются, что такой контрагент не отчитается по НДС и налоговики придерутся к вычету О смене реквизитов Компания обязана уведомить контрагента о смене реквизитов.

Например, в случае смены номера расчетного счета, наименования банка, юридического адреса. Сделать это нужно своевременно.

Письма контрагентам безопаснее направить на бумаге.

Это поможет защититься в споре, если контрагент переведет деньги на прежний счет или направит важные документы по старому адресу О скидке Скидки меняют цену товара, а значит, влияют на показатели в налоговых декларациях.

Чтобы узнать, почему цена снизилась, налоговики запрашивают у продавца договоры, в которых есть условие о снижении цены, а также уведомление или другой документ на скидку. В них должна быть причина, по которой продавец предоставляет скидки.

Например, покупатель приобрел определенный объем товаров или оплатил их досрочно. Кроме того, в уведомлении на скидку укажите новую цену товаров и их общую стоимость О достоверности юридического адреса Компании боятся, что налоговики снимут вычеты и расходы по сделкам с контрагентами, у которых недостоверный юридический адрес. А в выписке из ЕГРЮЛ в отношении контрагентов отметки о недостоверности адреса появляются не сразу.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+