Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Защита прав потребителей - Как сделать возврат денег с карты подотчетника

Как сделать возврат денег с карты подотчетника

Как сделать возврат денег с карты подотчетника

Оглавление:

Дебет 51 Кредит 71


Данная проводка будет сделана на основании выписки банка. Никаких дополнительных документов прилагать нет необходимости. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.

04 Марта 2020 в 17:05 Могут ли приставы арестовать декретные выплаты? Да, в некоторых случаях такая ситуация возможна, хотя по закону налагать взыскание на детские деньги приставы не вправе. Этого получится избежать, если предпринять меры, не дожидаясь списания средств. 03 Марта 2020 в 14:55 Компенсация отпуска при увольнении облагается страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц по особым правилам.
03 Марта 2020 в 14:55 Компенсация отпуска при увольнении облагается страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц по особым правилам. При расторжении трудового договора по разным основаниям начисления могут отличаться, поскольку при окончательном расчете иногда начисляют не только компенсацию за неотгулянные отпуска, но и выходное пособие.

02 Марта 2020 в 16:38 Депонирование заработной платы — это фиксирование суммы оплаты труда, которая не была выплачена сотрудникам по платежному документу. Если организация выдает деньги через кассу, могут возникнуть обстоятельства, при которых в момент выплаты сотрудник не в состоянии ее получить по причине болезни или командировки.

Эту ситуацию важно правильно оформить и отразить в бухгалтерском учете.

02 Марта 2020 в 16:35 Штраф за непредоставление РСВ составляет 5% от суммы начисленных взносов (но не менее 1000 рублей) — это гарантированная финансовая потеря для любой организации, которая опоздала отчитаться по страховым взносам. Существуют и другие виды отчетности в связи с уплатой соцвзносов, которую курирует ФНС. 19 Февраля 2020 в 13:22 25 Февраля 2020 06 Февраля 2020 27 Января 2020 14 Января 2020 13 Января 2020 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Когда подотчётные средства нужно вернуть

Если сотрудник потратил не все полученные деньги, то должен вернуть их в установленные организацией сроки.

Сумма возврата определяется после проверки и утверждения авансового отчёта, который сдаёт сотрудник. Для отчёта по наличным расчётам сроки установлены указаниями ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У:

  1. три дня после истечения срока, на который выданы наличные (срок руководитель определяет в приказе о выдаче подотчётных средств);
  2. три дня после выхода на работу.

Для безналичных расчётов эти сроки не действуют. Работодатель, использующий такой способ, должен самостоятельно утвердить порядок расчётов с подотчётными лицами во внутренних документах.

Можно использовать следующую формулировку:

«По денежным средствам, полученным под отчёт безналичным способом, авансовый отчёт предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчётные средства, но не ранее выхода сотрудника на работу»

.

К отчёту сотрудник должен приложить документы, которые подтверждают расходы: чеки, квитанции, проездные билеты.

Бухгалтер проверяет отчёт и приложенные документы, рассчитывает сумму переплаты и направляет документ руководителю на утверждение. После этого излишне выданную сумму нужно вернуть работодателю.

Ответы

Воп­рос Правильный ответ Пояснение 1 б) Унифицированные формы первичных учетных документов, включая форму авансового отчета, не являются обязательными к применению (за исключением кассовых документов); .

Их можно применять по желанию, утвердив решение об этом в учетной политике или в отдельном приказе руководителя 2 а) Для целей соблюдения Порядка ведения кассовых операций работником признается лицо, с которым заключен как трудовой, так и гражданско-правовой договор.

Поэтому деньги под отчет можно выдавать не только штатным работникам, но и физическим лицам, с которыми у организации или ИП заключен гражданско-правовой договор 3 б) Если подотчетник рассчитывается наличными деньгами в интересах организации, он должен соблюдать лимит — 100 000 руб.

в рамках одного договора. Исключение — оплата командированным работником за счет подотчетных денег своих расходов на проезд, проживание и т.

п. 4 а) Контролирующие органы разрешают перечислять подотчетные деньги на зарплатные карты сотрудников; . При этом в платежке надо указать, что перечисленная сумма является подотчетной.

Кроме того, нужно получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных денег на его личную банковскую карту с указанием реквизитов.

Также подобный способ выдачи подотчетных средств надо закрепить в учетной политике 5 б) Подотчетник должен отчитаться за израсходованные суммы не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который ему были выданы наличные деньги под отчет.

Однако для случаев получения безналичных подотчетных средств подобная обязанность не установлена. Нет и ответственности за нарушение срока в таком случае. Поэтому работодателю следует самостоятельно установить (к примеру, приказом) срок, в течение которого подотчетник должен отчитаться за подотчетные деньги, полученные безналом 6 а) В Порядке ведения кассовых операций нет положения, запрещающего работнику возвращать неизрасходованный остаток подотчетных средств, перечисленных ему на карту, наличными в кассу 7 б) Решение об удержании невозвращенной подотчетной суммы может быть принято в течение 1 месяца со дня, когда истек срок, установленный для возврата денег.
Поэтому работодателю следует самостоятельно установить (к примеру, приказом) срок, в течение которого подотчетник должен отчитаться за подотчетные деньги, полученные безналом 6 а) В Порядке ведения кассовых операций нет положения, запрещающего работнику возвращать неизрасходованный остаток подотчетных средств, перечисленных ему на карту, наличными в кассу 7 б) Решение об удержании невозвращенной подотчетной суммы может быть принято в течение 1 месяца со дня, когда истек срок, установленный для возврата денег.

Необходимое условие — работник согласен с основанием и суммой удержания. Оформляется такое решение приказом руководителя 8 а) Официальная позиция такова: если подотчетник вовремя не представил авансовый отчет, а работодатель не стал удерживать из его зарплаты сумму, выданную под отчет, то на нее нужно начислить страховые взносы. Если же к тому моменту, когда подотчетник все-таки принесет авансовый отчет со всеми подтверждающими документами, работодатель уже начислил взносы на подотчетные суммы, то базу по страховым взносам можно скорректировать 9 б) С 01.01.2015 на суммы неподтвержденных расходов по найму жилого помещения командированным работником нужно начислять страховые взносы.

До 2015 г. эти суммы не облагались взносами в пределах норм

Оформляем получение неизрасходованного остатка

Работник хочет остаток аванса либо внести в кассу, либо перечислить на наш банковский счет. Какие документы мы должны оформить в том и в другом случае? — Если остаток будет внесен в кассу наличными, то вам надо будет составить приходный кассовый ордер.

Нужно выдать работнику квитанцию к ПКО, которая подтвердит, что он вернул остаток денег. А затем сделать запись о принятых деньгах в кассовой книге.

В случае если работник будет переводить деньги безналично со своей банковской карты (иного банковского счета), предупредите его, чтобы в назначении платежа он указал «Возврат остатка подотчетных сумм». Получив от работника деньги, сделайте в авансовом отчете отметку о возврате остатка подотчетных сумм: укажите внесенную сумму, номер и дату приходного кассового ордера либо реквизиты банковского перевода.

Положение о расчетах с подотчетными лицами

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её. БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У.

Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее).

Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель. Подробно мы рассказывали в статье о том, . Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — .

Также мы писали . По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Изменения с 1 июля 2020 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы .

В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  1. сумма акциза (если применимо);
  2. ИНН покупателя (клиента);
  3. регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).
  4. сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  5. наименование покупателя (клиента);

Таким образом, с 1 июля 2020 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя.

И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Поделиться , , Загрузить ещё

Пример 1

01.04.2011 года организация «Пример» выдала сотруднику Иванову В.Д. 10 000 рублей на покупку внешнего жесткого диска. В программе «1С:Бухгалтерия 8» эта операция отражается документом «Расходный кассовый ордер» (пункт главного меню «Касса») с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу».

В документе необходимо заполнить счет учета, в данном случае 50.01, выданную сумму 10 000 рублей.

На вкладке «Реквизиты платежа» указываем «Подотчетное лицо», которое выбираем из справочника «Сотрудники», «Иванов Владимир Данилович» и статью движения денежных средств «Выдача денежных средств подотчетнику».

Документ формирует проводки Дт 71.01 Кт 50.01 10 000 рублей.

На рисунке 1 представлен проведенный документ «Расходный кассовый ордер» и результаты его проведения.

Рис.

1. Выдача денежных средств подотчетному лицу Далее рассмотрим некоторые возможные ситуации, после выдачи аванса.

Вариант 1. Авансовый отчет с неизрасходованными суммами 08.04.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 9 000 рублей.

Неизрасходованные средства были возвращены в кассу. В программе «1С:Бухгалтерия 8» формируется документ «Авансовый отчет» (пункт главного меню «Касса»). В реквизите «физ. лицо» указываем подотчетное лицо «Иванов Владимир Данилович», на вкладке «Авансы» выбираем документ, по которому были выданы денежные средства.
В реквизите «физ. лицо» указываем подотчетное лицо «Иванов Владимир Данилович», на вкладке «Авансы» выбираем документ, по которому были выданы денежные средства. Сначала выбираем вид документа «Расходный кассовый ордер», затем из проявившего списка выбираем нужный документ, в нашем примере это РКО №1 от 01.04.2011, остальные поля таблицы заполнятся автоматически.

На вкладке «Товары» указываем «номенклатуру» купленного товара, из справочника «Номенклатура» выбираем «Внешний жесткий диск», если его нет в списке, то добавляем его в справочник.

Указываем количество — 1 шт., цену, сумму — 9 000 рублей, % НДС — 18%, сумма НДС рассчитывается автоматически — 1 372,88 рублей.

Для автоматического формирования счета-фактуры в программе указываем поставщика — «Розничный магазин», ставим галочку в поле «СФ предъявлен», указываем дату и номер счет фактуры. Указываем счет учета диска — 10.09 и счет учета НДС — 19.03. Пример заполнения «Авансового отчета» представлен на рисунке 2.

В результате проведения документа формируются проводки: Дебет 10.09 Кредит 71.01 — 7 627,12 рублей, Дебет 19.03 Кредит 71.01 — 1 372,88 рублей.

Рис. 2. Пример заполнения «Авансового отчета», вкладки «Авансы» и «Товары» Возврат неизрасходованной суммы (1 000 рублей) отражается в программе «1С:Бухгалтерия 8» с помощью документа «Приходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Возврат от подотчетного лица», где указывается возвращаемая сумма 1 000 рублей, подотчетное лицо и вид движения денежных средств. Пример заполнения ПКО приведен на рисунке 3.

Документ формирует проводки: Дебет 50.01 Кредит 71.01 — 1 000 рублей.

Рис.

3. Приходный кассовый ордер Для того чтобы проконтролировать, что все расчеты отражены в программе правильно, можно составить оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.01 и сделать отбор по сотруднику Иванову В.Д. (рисунок 4).

Рис.

4. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 с отбором по сотруднику В.Д. Иванову Вариант 2. Авансовый отчет с перерасходом 08.04.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 11 000 рублей.

Организация возместила сумму превышения. В данной ситуации в программе «1С:Бухгалтерия 8» формируется «Авансовый отчет», который заполняется аналогичным образом как в варианте 1 (рисунок 2), только указывается другая стоимость жесткого диска.

Выдача подотчетному лицу сумму превышения расходов над выданным авансом (1 000 рублей) оформляется документом «Расходный кассовый ордер», который заполняется как на рисунке 1. Вариант 3. Авансовый отчет с невозвращенными суммами Иванов В.Д.

представил авансовый отчет 08.04.2011 года. В приказе руководителя было указано, что сумма на покупку внешнего жесткого диска предоставляется на период с 01.04.2011 по 07.04.2011. Денежные средства, оставшиеся после покупки внешнего жесткого диска, Иванов В.Д.

не вернул. Приказом руководителя было принято решение об удержании оставшихся денежных средств из зарплаты сотрудника. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками вовремя, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей.

Далее они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В программе «1С:Бухгалтерия 8» операция по принятию к учету внешнего жесткого диска отражается документом «Авансовый отчет» (рисунок 2). Операции по отражению недостач отражаются в документе «Операции, введенные вручную».

Для данного примера должны быть сформированы следующие поводки: Дебет 94 Кредит 71.01 — 1 000 рублей — отражение недостачи; Дебет 73 Кредит 94 — 1 000 рублей — списание задолженности по недостачи на сотрудника; Дебет 70 Кредит 73 — 1 000 рублей — удержание невозвращенной суммы из зарплаты.

Рис. 5 — Списание невозвращенной подотчетной суммы на недостачи

Подотчетные суммы: назначение, выдача, возврат неиспользованной суммы.

Авансовый отчет

Если сотрудники предприятия используют средства, полученные из кассы, они должны сдавать отчет.

На основании этого документа бухгалтерия предприятия списывает деньги на операционные или административные расходы. По истечении трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о полученных и израсходованных средствах. Для этого составляется авансовый отчет подотчетного лица, и к нему прикрепляются документы, подтверждающие расход средств: билеты на проезд, счета из гостиниц и др.

Форма бланка утверждается руководителем. Неиспользованные суммы сдаются в кассу по приходному ордеру. Если сотруднику не хватило выданных средств, то перерасход также компенсируется из кассы, но по расходному ордеру.

Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты. Подотчетные суммы отражаются в балансе на счете 71. Дебетовое сальдо показывает задолженность сотрудника организации. По обороту отображаются выданные суммы и возмещенный перерасход. По кредиту фигурируют использование средств и возврат остатка в кассу.

По кредиту фигурируют использование средств и возврат остатка в кассу. Учет всех сумм ведется в журнале-ордере.

Записи в него вносятся на основании ПКО, РКО, авансовых отчетов. Последние сдаются кассиру только после проверки бухгалтером арифметических расчетов и целевого использования средств. Рассмотрим основные проводки.

  1. ДТ71 КТ50(51) – выданы деньги в подотчет из кассы (расчетного счета).
  2. КТ71 ДТ94 – учтены не возвращенные в срок суммы.
  3. ДТ70 КТ94 – не возвращенные суммы удержаны с подотчетного лица.
  4. КТ71 ДТ07 (10, 15, 41) – подотчетные суммы использованы на приобретение материальных ценностей.
  5. КТ71 ДТ20 (26, 44, 71) – списание средств на расходы основного производства (общехозяйственные затраты, дополнительные издержки на реализацию).
  6. КТ71 ДТ50 – возврат средств в кассу.

С 2015 года подотчетные суммы можно выдавать не только сотрудникам организации, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Операция осуществляется на основании заявления.

Это правило касается всех лиц без исключения.

На основании этого документа оформляется РКО. В заявлении нужно указать сумму, срок выдачи, дату и поставить свою подпись.

Заявление сначала попадает к бухгалтеру. Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами. Если сотрудник не предоставил отчет о ранее использованных суммах, то выдавать ему новую наличность нельзя.

Представительские расходы, командировочные, суточные – на все израсходованные деньги должен быть представлен документ. Итоги обработки отчета показывают, кто, кому и сколько должен. Если имеется разница между выданными и использованными средствами, значит, за работодателем или сотрудником числится долг.

Основание для выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства под отчет перечисляются на основании приказа АО «Лютик», подписанного руководителем. Ответственным за подготовку приказа является административно-хозяйственный отдел.Приказ должен содержать следующие сведения:

  1. сумма аванса;
  2. дата;
  3. фамилия имя отчество (ФИО) подотчетного лица;
  4. подпись руководителя или уполномоченного лица по доверенности.
  5. срок, на который перечисляется аванс;

Предоставление средств

Допускается выдача подотчетных сумм путем перечисления их на зарплатную карту сотрудника. Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств.

В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты. В назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм. Документы для авансового отчета, которые сдает сотрудник организации, должны включать слипы всех чеков.

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

Выдача денег из кассы оформляется расходным ордером с одноименным видом операции. В табличной части документа прописывается Ф.И.О. сотрудника, сумма, цель использования средств.

Дополнительно указывается, реквизиты какого документа будут выводиться в печатную форму.

Обычно это паспорт сотрудника.

После проведения документа формируется проводка ДТ71 КТ50 на сумму операции.

Если перечисляются на расчетный счет, то формируется банковская выписка. Вид операции — «Перечисление средств физлицу».

В ней заполняются те же самые поля, но дополнительно указываются реквизиты счета.

Этот документ формирует проводку ДТ71 КТ51. Все операции по использованию средств также должны быть занесены в программу.

Основанием для списания денег может быть билет на самолет, который приобрела сама организация.

В таком случае формируется документ «Выдача денежных документов» в разделе «Банк и касса». В нем указывается Ф.И.О. подотчетного лица, а на второй вкладке сам документ, например, так: «билет на самолет «Москва — Белгород — Москва»».

Данная операция формирует проводку с ДТ71 на КТ50 на сумму стоимости билета.

Все расчеты с подотчетными лицами оформляются документом АО-1.

Его печатная форма включает:

  1. передаваемые суммы;
  2. реквизиты подтверждающих документов.
  3. направления их использования;

В программе все эти суммы списываются документом «Авансовый отчет» в разделе «Банк и касса».

Он состоит из 5 вкладок. Первая называется «Авансы». Здесь перечисляются документы, на основании которых сотруднику были выданы средства (ПКО, банковская выписка).

На вкладке «Товары» указывается перечень направлений использования средств. Если есть необходимость, заполняется «Возвратная тара».

Если за счет полученных средств сотрудник оплатил товары или услуги, которые оказаны организации, то эти суммы отражаются на вкладке «Оплата».

После проведения документа по данным сделкам будет сформирована проводка ДТ60 КТ71. Все остальные расходы, в том числе суточные, командировочные и общехозяйственные нужды, отражаются на вкладке «Прочее». Заполненные здесь поля не формируют проводки, но используются в печатной форме документа.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов.

К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код.

В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.

Несколько лет назад вышло , в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  1. Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа.

У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков. Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

  1. Если в компании нет ЭДО

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде.

В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы. На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам. С 1 июля 2020 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата.

Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код. Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами.

Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «».

Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?

В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта.

Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.

Как же это сделать на практике? Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.

Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Назначение платежа

Разъясните сотрудникам, какое назначение платежа нужно указывать при переводе. Его можно сформулировать в свободной форме, например, «Возврат неиспользованных подотчётных сумм» или «Возврат остатка подотчётных средств». Верное назначение перевода позволит избежать проблем с налоговой.

Если его не указать, то есть риск увеличить за счёт этого перевода доходы и переплатить налог. Если подотчётник забыл указать, что перечисленные деньги являются возвратом непотраченной части подотчётной суммы, направьте в банк пояснительную записку к платежу.

Как правильно оформить платеж по возврату денежных средств из подотчета

Порядок перечисления неиспользованных денег, полученных под отчет, по безналичному расчету необходимо разъяснить каждому сотруднику, получающему такие суммы.

Сотрудник должен иметь актуальные реквизиты компании, в которых должны быть указаны:

  1. корреспондентский счет и БИК
  2. наименование банка;
  3. ИНН/КПП;
  4. полное наименование организации;
  5. номер расчетного счета;

В назначении платежа необходимо обязательно указать «перечисление неиспользованных подотчетных сумм».

Вопросы

1. Обязательно ли применять унифицированную форму авансового отчета № АО-1?

а) Да, эта форма относится к числу обязательных для применения. б) Можно ее не применять. 2. Можно ли выдавать деньги под отчет физическому лицу, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор?

а) Да, можно. б) Нет, это запрещено.

3. Если подотчетное лицо расплачивается наличными деньгами за товар (работы, услуги), надо ли при этом соблюдать лимит расчетов наличными? а) Нет, ведь подотчетник является физическим лицом. б) Надо, если платежи ведутся в интересах организации.

Чтобы требование о возврате не по назначению потраченных денег не стало для подотчетника холодным душем, напомните ему об этом еще раз при выдаче денег 4. Можно ли выдавать подотчетные средства путем перечисления на зарплатные карты работников? а) Да, это разрешено. б) Нет, это чревато штрафом от налоговиков.

5. Если работнику подотчетные деньги были перечислены на его банковскую карту, то в какой срок он должен по ним отчитаться? а) Не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который им получены деньги под отчет. б) Законодательно для таких случаев не установлен срок, в который работник должен отчитаться.

6. Может ли подотчетник неизрасходованные деньги, полученные безналом на банковскую карту, вернуть в кассу наличными?

а) Да, может. б) Нет, это запрещено.

7. В течение какого срока работодатель может принять решение об удержании из зарплаты работника не возвращенных им подотчетных средств? а) В течение общего срока исковой давности, то есть 3 лет. б) На принятие такого решения у работодателя есть месяц.

8. Нужно ли начислять страховые взносы на суммы, по которым подотчетник вовремя не отчитался, если работодатель решил не удерживать эти суммы из его зарплаты? а) Да, взносы придется начислить. б) Нет, не нужно. 9. Облагаются ли взносами не подтвержденные командированным работником расходы по найму жилья?

а) Не облагаются в пределах норм. б) Да, облагаются.

Что нужно написать в платежном поручении на перечисление подотчетных денег?

Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком, при перечислении подотчетных сумм на карточку работника в платежном поручении необходимо в поле 24 «Назначение платежа» указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».Такая формулировка позволить исключить налоговые риски, ведь при налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные, на банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, могут быть начислены НДФЛ и страховые взносы.

ГК «РосКо — Консалтинг и аудит» образована в 2004 году. Являемся членом Московской ТПП, Палаты Налоговых консультантов, СРО «Российский союз аудиторов» и НП «Партнерство РОО».

БУ

Подотчетные суммы отражаются в балансе на Дебетовое сальдо показывает задолженность сотрудника организации.

По обороту отображаются выданные суммы и возмещенный перерасход. По кредиту фигурируют использование средств и возврат остатка в кассу.

Учет всех сумм ведется в журнале-ордере. Записи в него вносятся на основании ПКО, РКО, авансовых отчетов. Последние сдаются кассиру только после проверки бухгалтером арифметических расчетов и целевого использования средств.

Рассмотрим основные проводки.

  1. КТ71 ДТ20 (26, 44, 71) – списание средств на расходы основного производства (общехозяйственные затраты, дополнительные издержки на реализацию).
  2. ДТ71 КТ50(51) – выданы деньги в подотчет из кассы (расчетного счета).
  3. ДТ70 КТ94 – не возвращенные суммы удержаны с подотчетного лица.
  4. КТ71 ДТ50 – возврат средств в кассу.
  5. КТ71 ДТ07 (10, 15, 41) – подотчетные суммы использованы на приобретение материальных ценностей.
  6. КТ71 ДТ94 – учтены не возвращенные в срок суммы.

Отражение командировочных расходов в налоговом учете

В соответствии с пп. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Для целей налогообложения налога на прибыль могут учитываться следующие расходы:

  1. суточные или полевое довольствие;
  2. проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  3. наем жилого помещения, в том числе расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
  4. консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
  5. оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

С 1 января 2009 года суммы суточных и полевого довольствия не нормируются для целей налогообложения налогом на прибыль (Федеральный закон от 22.07.2008 №158-ФЗ).

Моментом признания расходов на командировочные расходы при методе начисления является дата утверждения авансового отчета (статья 272 НК РФ). Суммы налога на добавленную стоимость (НДС), уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), подлежат вычету (п.

7 статья 171 НК РФ). Основанием для вычета сумм НДС являются счета-фактуры, либо документы, подтверждающие уплату суммы налога, удержанного налоговыми агентами (бланки строгой отчетности). В соответствии с НК РФ в доход работника для цели расчета налога на доходы физических лиц (НДФЛ) не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, например расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения (п.3 статья 217 НК РФ). При командировке на территории РФ (заграничной командировке) при сумме суточных свыше 700 рублей (2500 рублей) в день с суммы, превышающей 700 рублей (2500 рублей) в день, необходимо начислить и уплатить НДФЛ.

При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. В соответствии с п. 2 статьей 9 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на командировки работников, как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Возврат на расчетный счет

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты.

Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно.

Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов. КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

  1. на госпошлины — 00000000000000000852.
  2. выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
  3. выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
  4. за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;

Что делать с комиссией за перевод?

Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов. Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.

Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).

Пример включения в локальный акт положения о способе возврата неиспользованных сумм на расчетный счет организации: Локальный акт работодателя может содержать положение о возмещении работнику любых расходов, осуществленных с разрешения или ведома работодателя.

В данном случае решение о возмещении комиссии банка за возврат денег через онлайн-банк также может быть осуществлено.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+