Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Копии служебных записок сокращение суд

Копии служебных записок сокращение суд

Копии служебных записок сокращение суд

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме


Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании.

Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации.

Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать.

Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  1. Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
  2. Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  3. Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  4. Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  5. Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании.

В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту.

Однако классическим вариантом является письменное составление. Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору.

Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников.

Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться . От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя.

Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Зачем нужны записки

Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления.

С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.

Составление и оформление докладных и служебных записок

Вы здесь Опубликовано 2010-02-04 07:04 пользователем HRTrud «Отдел кадров бюджетного учреждения», 2010, N 6 Служебные и докладные записки относятся к внутренним документам организации и являются отнюдь не редкостью, при этом достаточно часто запрашиваются контролирующими органами в случае проведения проверок. Вместе с тем у работников кадровых служб, а также руководителей подразделений, как правило, возникают вопросы о порядке составления и оформления этих документов. Рассмотрим в настоящей статье имеющиеся по данному вопросу нормы, а также обобщим арбитражную практику.

Правовое регулирование оформления служебных И докладных записок Единого нормативного правового акта, определяющего термин, а также регламентирующего порядок составления и оформления служебных и докладных записок, в настоящее время не существует. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом, ВНИИДАД в 1974 г., предложены следующие определения указанных терминов: — докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя; — служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому. В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред.

от 08.06.2009, далее — ОКУД), содержится упоминание о докладной записке лишь в связи с нарушением трудовой дисциплины (код унифицированной формы N 0286041). Ее составляет, как правило, руководитель подразделения с целью информирования руководителя организации о какой-либо ситуации и побуждения к принятию какого-либо решения.

Но докладные записки составляются не только в случае нарушения трудовой дисциплины. Они могут использоваться для уведомления работодателя о ходе или результатах работы, о необходимости предоставления дополнительного финансирования, трудовых ресурсов или материалов и т. д. То есть докладные записки обеспечивают вертикальную связь между уровнями должностной иерархии и подаются нижестоящими должностными лицами вышестоящим.

Такие записки могут действовать внутри организации либо направляться в вышестоящие органы. Относительно служебной записки можно сказать следующее: в ОКУД упоминание о таком документе отсутствует, однако во многих нормативных правовых актах, регламентирующих деятельность государственных служащих, он упоминается наравне с докладной запиской. Поскольку специальных требований к ее оформлению не установлено, рекомендуем оформлять ее так же, как и докладную, с той лишь разницей, что в качестве адресата будет указано должностное лицо того же уровня управления (переписка идет между подразделениями).

Наиболее часто в служебных записках содержатся вопросы, просьбы, предложения материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Необходимо сказать и о сроках хранения документов данного вида.

Согласно п. п. 408 и 413 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), служебные и докладные записки хранятся один год. После этого они могут быть уничтожены в установленном законом порядке.

Оформление докладных и служебных записок Для оформления докладной или служебной записки существуют правила, изложенные в ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003).

Первое, на что следует обратить внимание, — документы изготавливаются на бланках. Требования к бланкам документов установлены в разд.

4 ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, указано, что стандартными форматами бланков документов являются А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Для изготовления бланков используется белая бумага или бумага светлых тонов. Каждый лист документа должен иметь поля не менее 10 мм — правое и не менее 20 мм — левое, верхнее и нижнее.

Кроме этого, обратим внимание на состав реквизитов и правила их размещения на листе бумаги.

Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, перечислен в разд. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Наиболее важными и используемыми из них применительно к оформлению служебных и докладных записок являются: — наименование структурного подразделения; — наименование вида документа; — дата документа; — регистрационный номер; — заголовок к тексту; — текст; — адресат; — подпись составителя (с указанием должности); — визы согласования документа; — резолюция. Если составляется внутренняя докладная (служебная) записка, в верхнем левом углу указывается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа необходимо писать прописными буквами (докладная записка) и располагать по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа — угловой или продольный) через два межстрочных интервала.

Дата и индекс записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например: 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например: 2 февраля 2006 г. Регистрационный номер на внутренней докладной (служебной) записке в зависимости от порядка, принятого в организации, может проставляться по месту составления или по месту получения.

Как правило, докладная и служебная записки имеют заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Текст докладных и служебных записок излагают от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу»). В резолюции сведения указываются в том же порядке (например, «приказываю»).

В тексте докладной (служебной) записки выделяются две части.

В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения.

Если в тексте записки необходимо изложить анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, это указывается после первого абзаца, и только в третьем делаются выводы и подаются предложения о конкретных действиях.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.

д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Кроме того, информация в докладной и служебной записках может быть представлена в табличном варианте. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф. Об этом сказано в п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации.

При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

После рассмотрения записки заинтересованными лицами на ней проставляются визы согласования, включающие в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

При наличии замечаний они излагаются на отдельном листе, который подписывают и прилагают к документу. После принятия решения на документе ставится резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе (п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003). Приведем примеры докладной и служебной записок.

Отдел бухгалтерии Главному врачу Докладная записка МЛПУ N 18 От 03.06.2010 N 8 Е.

О. Симонову О выделении средств Для участия в семинаре 23.06.2010 учебным центром «Профразвитие» будет проводиться семинар на Тему «Новое в бухгалтерском учете и налогообложении», раскрывающий Последние изменения в законодательстве, необходимые для грамотного Осуществления работы сотрудниками бухгалтерии.

Прошу Вас выделить денежные средства в размере 5680 руб. для посещения Данного семинара. Приложение: 1. Программа семинара «Новое в бухгалтерском учете и налогообложении» 23.06.2010.

2. Платежное поручение от 02.06.2010 N 56.

Главный бухгалтер Крошенина /А. В. Крошенина/ Административно-хозяйственный отдел Руководителю службы Служебная записка информационного обеспечения От 27.05.2010 N 24 Об отключении электроэнергии В пятницу 28.05.2010 с 11.00 до 13.00 в здании предприятия будут Проводиться электромонтажные работы, в связи с этим будет произведено Отключение электроэнергии.

Прошу Вас принять меры, необходимые для предотвращения утери информации На электронных носителях.

Начальник АХО Ветров /П. А. Ветров/ Особенности оформления докладных и служебных записок В учреждениях государственной службы В целом делопроизводство и оформление докладных и служебных записок в учреждениях государственной службы соответствуют правилам, установленным в ГОСТ Р 6.30-2003. Вместе с тем отдельными ведомственными правовыми актами могут устанавливаться случаи их составления и особенности оформления.

Вместе с тем отдельными ведомственными правовыми актами могут устанавливаться случаи их составления и особенности оформления.

В частности, Приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160 утверждена Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.

В разд. 3.8 указаны три вида записок — докладные, служебные, объяснительные.

Под докладной запиской понимается документ, адресованный руководству таможенного органа, структурного подразделения и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.

Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства. Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Порядок расположения реквизитов докладной записки указан в Приложении 8 к Типовой инструкции.

Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений таможенного органа (запросы, уточнение заданий, информации по запросам, разъяснения и др.).

Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам. В некоторых правовых актах есть лишь упоминание о таком виде документа, как служебная или должностная записка, например в Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях), утвержденной Приказом ВАС РФ от 25.03.2004 N 27.

В этих случаях, если отсутствуют внутриведомственные инструкции по данному вопросу, необходимо руководствоваться общеобязательными нормами, в том числе ГОСТ Р 6.30-2003.

К. В.Шестакова Эксперт журнала «Отдел кадров Бюджетного учреждения» Подписано в печать 07.06.2010 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Внедрение электронных служебных записок

Мнение Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ Для реальной автоматизации внутренних управленческих коммуникаций компании необходимо их проанализировать прежде всего с организационных позиций и ответить на следующие вопросы:

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер.

Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления.

Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе?

На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет. Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами.

Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок По содержанию докладные записки подразделяются:

  1. на инициативные;
  2. отчетные.
  3. информационные;

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п. В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

  1. внутренние.
  2. на внешние;

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

  1. подпись руководителя;
  2. текст;
  3. наименование организации;
  4. наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  5. индекс;
  6. заголовок к тексту;
  7. фамилию исполнителя, номер его телефона.
  8. дату;
  9. адресата;
  10. место составления;

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1 Внешняя докладная записка Общество с ограниченной ответственностью «Север» (ООО «Север») ул. Советская, д. 123, 116900, Москва Тел./факс (095) 112-56-90 E-mail: ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191 ИНН/КПП 6321732124/632101001 Генеральному директору ООО «Ромашка» А.В.

Гришину ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.02.2014 № 12/05-14 О привлечении дополнительных трудовых ресурсов Уважаемый Андрей Васильевич! В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014.

Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014. Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов В дело № 03-13 Одинцова 10.02.2014 Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к составлению документов» (Пример 2). К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

  1. наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  2. подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
  3. дата;
  4. регистрационный (исходящий номер);
  5. отметка о наличии приложения (если есть);
  6. заголовок к тексту;
  7. наименование структурного подразделения;
  8. адресат;
  9. текст;

Пример 2 Внутренняя докладная записка Отдел продаж Директору ООО «Ромашка» И.И.

Сидорову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 07.04.2014 № 6 О прогуле, совершенном менеджером отдела продаж Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут. Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было. В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И.

за прогул. Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев В дело № 02-10 Сидорова 07.04.2014 Наш совет Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.

Оформление реквизитов докладной записки При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4). Пример 3 Угловое расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения Адресат ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ______________ № ________ Заголовок Пример 4 Продольное расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА _____________ № _________ Адресат Заголовок Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Пример 3 Угловое расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения Адресат ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ______________ № ________ Заголовок Пример 4 Продольное расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА _____________ № _________ Адресат Заголовок Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля. Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке.

Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

Обратите внимание Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки – дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа.

Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

  1. во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
  2. в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
  3. в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать.

В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя. Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи. Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л.

в 1 экз. Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

в 1 экз. Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Кстати Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса.

В ОКУД он не предусмотрен. Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

  1. выдачу инструкций;
  2. запрос информации;
  3. объявления (извещения).
  4. сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п.

Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации. Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5 Служебная записка Отдел АХО СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 16.04.2014 № 4 Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»: 1. Симакину И.П. 2. Иванову П.Н.

Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов В дело № 02-14 Ильина 16.04.2014 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания.

Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен. В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000

«Документация по оформлению дисциплинарных взысканий»

. Виды объяснительных записок и их особенности По содержанию объяснительные записки подразделяются:

  1. на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
  2. составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу.

Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Записка как доказательство Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа. Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера.

Дата. Подпись. Оформление отдельных реквизитов докладной записки В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003. Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать: • описание фактов, послуживших поводом к ее написанию; • аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию. Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства. По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам.

Документ, составленный не по форме, также может быть действительным. Пример 6 Объяснительная записка Считать причины неуважительными.

Применить дисциплинарное взыскание в виде выговора Александровой И.И. Отделу кадров издать приказ. Смолкин 17.04.2014 Директору ООО «СВ» А.В.

Смолкину ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 14.04.2014 № 14 Об отсутствии на рабочем месте Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам. Оправдательных документов не имею. Бухгалтер Александрова И.И. Александрова РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю.

Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы. Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации.

Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать. Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом.

Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено.

Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7. Пример 7 Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок Дата документа Регистрационный номер Вид документа, краткое содержание Кем подписан документ Исполнитель Куда передан Расписка в получении (подпись, дата) Отметка о направлении документа в дело 1 2 3 4 5 6 7 8 07.04.2014 03-10/14 Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р.

Начальник отдела кадров Инспектор отдела кадров Отдел кадров Смирнова В.А. 07.04.2014 В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014 ▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации.

Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников; ▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки. Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству.

В инструкции следует зафиксировать: 1) перечень нерегистрируемых документов. 2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается: • место регистрации; • время и порядок регистрации; • правило образования регистрационного номера; • форма, в которой производится регистрация; • перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения; • правила учета движения документов после регистрации; • принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение); 3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов). Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно. Наш совет При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов.

Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками.

Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (в ред. от 26.09.2013).

Бесплатный вопрос юристам онлайн

Если Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните, юрист Вам поможет: Бесплатно с мобильных и городских Бесплатный многоканальный телефон Если Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните по бесплатному многоканальному телефону , юрист Вам поможет

Юристов онлайн Вопросов за сутки Вопросов безответов Подписаться на уведомления Мобильноеприложение Мы в соц.

сетях

© 2000-2021 Юридическая социальная сеть 9111.ru *Ответ на вопрос за 5 минут гарантируется авторам VIP-вопросов. Москва Комсомольский пр., д. 7 Санкт-Петербург наб. р. Фонтанки, д. 59 Екатеринбург: Нижний Новгород: Ростов-на-Дону: Казань: Челябинск:

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  • В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника).

Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности О выходе на работу в выходной день В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне. Начальник отдела Т.Ф. Хлопушко Служебная записка – пример ответа на запрос ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий На № 02-18/[email protected] от 16.11.2014 О представлении списка работников для участия в семинаре Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей: 1.

Скрипка Р.С. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки?

Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам.

Вместе с тем по рассматриваемому вопросу другим судом было разъяснено, что документы о привлечении работника к дисциплинарной ответственности напрямую связаны с его трудовой деятельностью и исполнением должностных обязанностей, отказ в их выдаче препятствует в реализации прав на защиту от необоснованного привлечения к дисциплинарной ответственности. Утверждение о том, что работник был вправе ознакомиться с требуемыми документами в личном деле, несостоятельно, так как факт ознакомления с документом не освобождает работодателя от обязанности выдать работнику его надлежащим образом заверенную копию (Решение Свердловского областного суда от 14.10.2014 по делу N 72-787/2014). Обязан ли работодатель выдавать для ознакомления работнику докладную и служебную записки руководителя отдела, а также иные документы о привлечении работника к дисциплинарной ответственности?

Ответ: Учитывая неоднозначную позицию судов, рекомендуем работодателю выдавать копии рассматриваемых документов работнику для ознакомления по его требованию.

Обоснование: В соответствии с Постановлением Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2

«О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»

невыход работника на работу, то есть отсутствие на работе без уважительных причин в течение всего рабочего дня (независимо от его продолжительности), а также отсутствие его на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены) признается прогулом.

Подпунктом «а» п. 6 ч. 1 ст. Новые Популярные

2. Обязан ли я писать объяснительную, если написана служебная записка?

2.1. Если речь идет о применении дисциплинарного взыскания, то написание объяснительной желательно.

Но не обязательно. Через 2 дня работодатель составит акт отказа от объяснительной.

Вам помог ответ? Да Нет 3. По итогам комплексной аудиторской проверки внутреннего аудита составлена докладная записка. Далее приказ на проведение служебной проверки. Необходим представить объяснительную.

С чего начать? 3.1. С объяснительной и начните.

Вам помог ответ? Да Нет 4. Замдиректора написала на сотрудника докладную. Директор отписал кадровику, чтобы тот взял с сотрудника объяснительную по этому поводу. Тот ее написал и отправил по почте. Вместо текста объяснительной написал служебную записку, в которой проинформировал работодателя, что тот получит объяснительную по почте.

Вместо текста объяснительной написал служебную записку, в которой проинформировал работодателя, что тот получит объяснительную по почте.

Правомерны ли действия сотрудника? Спасибо. 4.1. Правомерны. Ведь работодатель мог не принять подобную объяснительную или настаивать на том, что сотрудник вообще не предоставлял объяснительную, а так у сотрудника будет чек об отправке письма как доказательство.

Вам помог ответ? Да Нет 4.2. Абсолютно правомерно, любая почтовая корреспонденция для того чтобы быть доказательством в суде должна быть оформлена по описи вложения с заказным письмом с уведомлением о вручении. Вам помог ответ? Да Нет 5. Как поступить. Прохожу испытательной срок, конфликт со старшей коллегой, вследствие чего и с остальными сотрудниками, начальство склоняло к заявлению по собственному.

Отказался, полетели служебные записки и объяснительные, в них частично признаю свои ошибки. Не выдержал конфликта, ушел на больничный на три дня.

Как мне уволиться по собственному желанию? Можно ли избежать отработки? 5.1. Можете уволиться по собственному желанию — подавайте соответствующее заявление.

Подать заявление на увольнение можно и в период временной нетрудоспособности.

Учитывая, что вы на испытательном сроке — срок предупреждения — 3 дня, по истечение которых работодатель обязан вас уволить. Сокращение срока предупреждения может быть только при согласии работодателя. Если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня.

Вам помог ответ? Да Нет 5.2. Можете уволиться по собственному желанию — подавайте соответствующее заявление.

Подать заявление на увольнение можно и в период временной нетрудоспособности. Учитывая, что вы на испытательном сроке — срок предупреждения — 3 дня, по истечение которых работодатель обязан вас уволить.

Вам помог ответ? Да Нет 6. Хочу наказать сотрудника, т.е.

применить к нему дисциплинарное взыскание.

В этот раз даже отнесла служебную записку + объяснительные сотрудников директору, поставила входящий номер и что, секретарь мне сказала, что директор якобы потерял мою служебку + объяснительные сотрудников, но копии же у меня остались с входящим номером. Что я должна теперь сделать? Сотрудник исполняет свои должностные обязанности ненадлежащим образом.

6.1. Елена! Решение о привлечении к ответственности принимает руководитель предприятия, вы не наделены такими правами. Вы не имели права требовать объяснительную у других работников, объяснительную пишет виновное лицо. Вы можете написать на имя директора докладную записку, а принимать решение о расследовании и привлечении к ответственности будет он.

Вы, по субординации, не имеете право давать указания директору как ему поступать.

Вам помог ответ? Да Нет 7. Как убедиться, что работодатель получил мою объяснительную записку, которую у меня затребовали после написания служебной записки против меня. Я отдала свою объяснительную непосредственному руководителю, но она говорит у нее этого документа нет. Конфликт у меня с этой дамой.

Как убедиться, что она передала объяснительную в кадры и именно ту, которую я писала, и что составленный мною документ не потерялся и не изменился по дороге? 7.1. Доказательством вручения работодателю документа может быть отметка на его копии с подписью уполномоченного сотрудника либо почтовое уведомление о вручении телеграммы/письма.

Но написание объяснений — не обязанность, а право работника. Поэтому если даже документ будет утрачен, это не лишит Вас права привести те же доводы в суде. Вам помог ответ? Да Нет 8. Составлена моим начальником служебная записка на меня, она пишет не правду, выше стоящий начальник попросил объяснительную, как правильно поступить в этой ситуации?

8.1. Пишите объяснительную и указывайте все обстоятельства подробно, так как было на самом деле. Возможно с начальником у Вас была конфликтная ситуация, укажите на это.

Вам помог ответ? Да Нет 8.2. В объяснительной выразите свое мнение по докладной записке, укажите на ложность сведений, предоставленных начальником.

Вам помог ответ? Да Нет 8.3. Пишите объяснительную и указывайте на наличие служебного конфликта, в связи с чем служебная записка не соответствует действительности.

Вам помог ответ? Да Нет 8.4. Вы должны написать объяснительную, не абстрактную.

А с указанием конкретных фактов которые могут быть еще проверены и иным способом. Вам помог ответ? Да Нет 8.5. ВОТ в объяснительной ПОДРОБНО и напишите о клевете в служебной записке Удачи ВАМ! Всегда рады помочь Вам помог ответ?

Да Нет 8.6. Советую Вам написать объяснительную, но указать всё так, как было на самом деле. Удачи вам и всего наилучшего.

Вам помог ответ? Да Нет 9. Господа юристы, пожалуйста дайте правовой ответ. Единственная обьяснительная записка которая есть в деле о служебном расследовании говорит о соблюдении ст.193 ТК рф.

Вопрос для меня очень важный. Спасибо. 9.1. Объяснительная действительно подтверждает соблюдение . И ничего удивительного тут нет.

Никаких иных документов при наличии объяснительной работодатель составлять не обязан. Вам помог ответ? Да Нет 10. При производстве работ на агрегате случилась мелкая поломка пробило шланг гидравлики вернулись на базу поменяли машину работаем руководство требует писать обьяснительную записку вопрос, обьяснительная и служебная в чем здесь разница? 10.1. Объяснительная записка — это письменные объяснения работника о вменяемом ему дисциплинарном проступке, элемент дисциплинарной процедуры ().

Служебная записка — это информационное сообщение о каком-либо факте, не более того. Вам помог ответ? Да Нет 10.2. Объяснительная пишется в связи с совершением дисциплинарного проступка, а служебная — это записка информационного характера, не предполагающая нарушение трудовой дисциплины.

Вам помог ответ? Да Нет 11. Я не согласился увольняться по соглашению сторон. Попросил работодателя уволить меня по сокращению. Работадатель сообщил мне, что я могу работать дальше.

Сейчас началось давление — на меня была написана служебная записка одним из моих коллег по поводу некачественного исполнения моих рабочих функций. Обязан ли я писать объяснительную на служебную записку? 11.1. Не обязаны, Марат. Вам помог ответ?

Да Нет 11.2. Обязан ли я писать объяснительную на служебную записку? Здравствуйте. Да, Вы обязаны писать объяснительную Если Вы ее не напишите, будет только хуже и это Вас не спасет К тому же потом, отменить дисциплинарное взыскание или обжаловать увольнение, если такое будет иметь место — будет крайне сложно Отказ от объяснений подразумевает признание вины Вам помог ответ? Да Нет 12. Я периодически опаздываю на работу минут 15-20.

Но также регулярно и задерживаюсь на работе по служебной необходимости. Как грамотно написать объяснительную записку. Начальник стал придираться за опоздания.

Заранее спасибо. 12.1. Укажите уважительную,существенную причину,из -за которой Вы опаздываете.

Вам помог ответ? Да Нет 13. На основании служебной записки и полученной объяснительной 15 числа издан приказ о дисциплинарном наказании. Получается все действия были сделаны в один день.

Можем ли ознакомить с приказом в этот же день.

13.1. Конечно можете, ознакомить, эта ваша обязанность. Вам помог ответ? Да Нет 14. Мне приказом объявили выговор на основании служебного расследования, которое проводилось на основании докладной записки начальника отдела.

Как выяснилось, никакой докладной начальник не писал, претензий ко мне не имеет.

Ситуация на работе была производственная. Ранее, по данной ситуации была запрошена объяснительная (я предоставила, где описывала ситуацию). Какие мои действия, чтобы опротестовать это?

14.1. Здравствуйте) Напишите заявление, минуя всех, непосредственно на имя руководителя (работодателя) в 2-х экз., в котором полно изложите суть проблемы . Если окончат. решение будет отрицательным — только суд Вам может помочь (но не факт, т.к. в суде придется доказывать те обстоятельства, на которые Вы ссылаетесь).

Удачи) Вам помог ответ? Да Нет 15. Я работаю водителем автомобиля меня направили в командировку дали кучу бумаг с отчетами я их не развез по адресам теперь с меня требуют объяснительную я ссылаюсь на то что в моих должностных инструкциях нет пункта по доставке почты и доплаты за это я не получаю.

Что мне делать? И то лучше написать объяснительную или служебную записку. 15.1. Лучше будет написать служебную записку, так как в должностной инструкции у Вас нет таких обязанностей и Вам это дополнительно не оплачивается, Вашей вины здесь нет. Вам помог ответ? Да Нет 16. Я как методист дополнительного образования не сделала запись о проверке в 2-х журналах ДО за последние 2 месяца.

Но на страницах журналов стоят отметки о проверке с датой и подписью.

На меня составлена служебная записка заместителем директора школы, что я не осуществляю регулярно проверку журналов в целом. Она проверила 3, остальные даже не смотрела, которые проверены все и регулярно.

Как написать объяснительную по этой служебке?

16.1. В ответ на служебную записку на имя руководителя отвечаете — описываете подробно, с чем Вы согласны, а с чем нет.

Вам помог ответ? Да Нет 17. При установке новых насосов к которым я отношение не имею а был как свидетель и при запуске он сгорел запускал его не я теперь работодатель требует от меня объяснительную что и как он сгорел вопрос что мне писать пояснительную объяснительную или служебную записку.

17.1. называние Ваших пояснений не имеет никакого правового значения, главное -содержание, Вы можете вообще свой рукописный текст никак не называть Вам помог ответ?

Да Нет 18. С огромной просьбой прошу вас помочь написать объяснительную или служебную записку о списании картриджа Заранее огромное спасибо.

18.1. Обращайтесь в личную консультацию и помогу составить вам документ Вам помог ответ? Да Нет 19. Я подверглась дисциплинарному взысканию в виде выговора, в соответствии со ст.62 тк рф я запросила копии документов по данному служебному разбору, но в ок мне выдали только выписки из объяснений и служебных записок других работников ссылаясь на защиту перс.

Данных этих работников. Правомерно ли поступил работодатель представив мне не копии объяснительных других работников которые послужили основанием для выговора, а только обезличенные выписки из них? 19.1. Нет. неправомерно. Рекомендую обратиться в суд с иском об обжаловании выговора, где и сможете ознакомиться со всеми материалами в полном объеме.

Вам помог ответ? Да Нет 20. Руководитель в один день предоставил мне три служебные записки, что не справляюсь с должностными обязанностями. Записки написаны разными датами. Подпись об ознакомлении с меня не потребовали.

Сказали, предоставить объяснительную в течение 2-х дней.

Скажите, что мне делать в подобной ситуации. 20.1. представлять объяснительную — что еще — далее — если будет взыскание — обжалуйте — если будете с ним не согласны Вам помог ответ? Да Нет 21. Какие причины могут (или д.б.

указаны) работодателем в уведомлении о расторжении ТД при неудовлетворительном результате испытания до истечения срока испытания? Это д.б. ОБЯЗАТЕЛЬНО диссиплинарные взыскания? Или, как написали мне в уведомлении в качестве основания-Служебная записка заведующей.

Объяснительную у меня не отбирали, с приказами о дисс.

Взысканиях я ознакомлена не была. В такой ситуации что может быть ЗАКОННОЙ причиной для признания меня не выдержавшей срок испытания?

Спасибо. 21.1. Испытательный срок устанавливается исключительно для определения профессионализма сотрудника. Увольнение за нарушения трудовой дисциплины в период испытательного срока производятся в соответствии с ТК. Вам помог ответ? Да Нет 22. Я студентка, проживаю в общежитии.

Сидела в холле этажа на пластиковом подоконнике, это увидела комендант. Мной была написана объяснительная. Комендант грозится служебной запиской и требованием возмещения ущерба за сломанный подоконник (обломан был до меня), ссылаясь на условия в договоре найма.

Был свидетель того, что я сидела на подоконнике, камер наблюдения в коридоре нет. Могут ли обязать к выплате? 22.1.

обязать могут но доказать нет.

Вам помог ответ? Да Нет 23. Я сотрудник сбербанка России, нарушила регламент банка руководитель взял с меня объяснительную и сообщил что написал на меня служебную записку о лишении премии законно ли это? 23.1. с сожалению да это его начальственное право в разрешении вопроса дисциплинарного характера Вам помог ответ?

Да Нет 23.2. Если нарушили, тогда имеет право лишить премии. Вам помог ответ? Да Нет 24. С 11 марта по 31 марта я был в отпуске. Вышел на работу 1 апреля. А сегодня 9 апреля меня вызвали в отдел кадров и показывают мне служебную записку от моего непосредственного начальника (тех.

директора) от 31 марта, в том что за март месяц меня обвиняют в неисполнении моих обязанностей (слабый контроль за расходом газа) и требуют от меня объяснительную, говорят что премию 100% снимут.

Как мне правильно поступить? 24.1. Напишите, указав причину расхода газа. Вам помог ответ? Да Нет 25. Работник пьянствует на работе, неоднократно замечают от него запах алкоголя.

Работодатель попросил предоставить ему объяснительную записку. Работник предоставил ее, указав Служебная записка. В ней он конкретно опорочил работодателя, написал якобы работодатель применял к нему оскорбления.

Однако, это ничем не подтверждается и этого не было. Как уволить законно такого работника? Спасибо. 25.1. Увольняйте- составляйте акт о нахождении работника в состоянии алкогольного опьянения и издавайте приказ об увольнении Вам помог ответ?

Да Нет 25.2. Составляйте акт и направляйте его на освидетельствование. Без освидетельствования никак его не уволите Вам помог ответ?

Да Нет 26. Работник был задержан по факту хищения производственного имущества.

Имеется его объяснительная, докладная охранника, служебная записка непосредственного начальника.

Предприятие будет обращаться в суд. Можно уволить работника по ст. 81 п. 6? 26.1. Пока нет обвинительного приговора суда — нельзя.

Вам помог ответ? Да Нет 27. Руководитель потребовал написать объяснительную о причинах срыва заключения договора с организацией.

Я исполнителем по подготовке документов к подписанию договора НЕ являюсь, нигде не указано, что я исполнитель, нигде нет моей фамилии, подписи, не была направлено на меня служебное задание/записка. Как лучше написать записку, ссылки на какие статью ТК указать?

Руководитель хочет лишить меня премии за это. 27.1. Руководитель в данном случае явно не прав.

Вам помог ответ? Да Нет 28. Меня уволили по статье за прогулы. Без содержания. Но не выходил я на работу по причине задержки сп на месяц. Заранее уведомив работодателя служебной запиской, отсканированной и отправленной по электронной почте.

Выслали мне письмо, пока его не получил. Никаких объяснительных я не писал. 28.1. можно обратиться в суд с иском о восстановлении на работе Вам помог ответ?

Да Нет 28.2. С иском о восстановлении на работе надо обратиться в течение 1 месяца.

Вам помог ответ? Да Нет 28.3. В суд обращаться не можно, а нужно, поскольку увольнение по статье негативно отразится на Вашем дальнейшем трудоустройстве.

Госпошлину в этом случае Вы не платите, судебные расходы (например, за услуги представителя) взыщите в случае выигрыша с работодателя.

Вас не могли уволить, не запросив объяснения ().

У Вас есть 1 месяц на обжалование приказа об увольнении.

Если понадобится юридическая помощь — обращайтесь.

Вам помог ответ? Да Нет 29. Такая проблема. У меня с начальником отдела предвзятое отношение к друг другу, она написала служебную записку на меня за не своевременное предоставление отчетов, хотя данные отчеты я сдавала вовремя, как правильно написать объяснительную. 29.1. В произвольной форме, приобщив доказательства.

Вам помог ответ? Да Нет 29.2. В объяснительной укажите все доказательства, подтверждающие, что вы вовремя сдали отчетность и следом пишите записку на нее. Юрист в г.Курске Никитин Олег!

Вам помог ответ? Да Нет 30. На уроке я попросил выйти ученика за дверь из-за его поведения. В ответ его мать написала на меня жалобу. В жалобе она указала, что сыну пришлось провести урок в коридоре.

Администрация школы требует написать объяснительную. Могу ли я написать в ответ служебную записку о происшедшем?

Подскажите, как быть в этой ситуации.

30.1. По жалобе родителя проводится проверка, в связи с чем Вы обязаны написать либо отказаться от объяснительной, Также вправе и Вы написать служебную записку Вам помог ответ? Да Нет

ЕСЛИ НА БЛАНКЕ, ТО КАКОМ?

Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п.

4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» содержит: • эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); • наименование организации; • код организации; • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; • идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); • справочные данные об организации; • место составления или издания документа.

Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма. Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке.

Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет.

Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе. Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств.

Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).

Виды бланков документов установлены в п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003. Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п.

5.8 и 6.6). Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют. Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа – служебной записки.

Как подавать в электронном виде

На многих предприятиях принят электронный документооборот.

Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде.

В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе.

Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя.

Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Документооборот

Рисунок 1 — Технологическая цепочка обработки документов 1, 2 и 4 этапы выполняются в службе ДОУ, остальные – в структурном подразделении, где документ исполняется.

— движение документов от создания или получения документа до окончания исполнения и подшивки в дело или отправки в другую организацию. – При получении документов проверяется правильность доставки.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается автору. Вскрываются все конверты, кроме конвертов с пометкой «Лично». После вскрытия конвертов проверяется правильность и целостность вложения.

Поставляется отметка о поступлении.

Задание: вспомнить и написать пример отметки о поступлении.

Конверты после вскрытия выбрасывают, за исключением писем от частных граждан, т.к. обратный адрес может быть указан только на конверте.

Сохраняются конверты и от документов с уже просроченным сроком исполнения (штемпель – доказательство дня получения).

После более детального ознакомления с документом, распределяют, кому какие документы передать.

Для этого необходимо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между должностными лицами. К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности предприятия в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию. Остальные передаются непосредственно исполнителям.

Обработка, рассмотрение и передача документов проводится в день их поступления.

— Регистрация – это фиксация факта создания или получения документа путем присвоения документу регистрационного номера, записи установленных сведений об этом документе.

Сведения, которые нужно (обязательно согласно ГСДОУ, с. 12) выписать при регистрации: название вида документа; дата и регистрационный номер; входящий номер и дата поступления (из отметки о поступлении); заголовок к тексту, задания, которые нужно выполнить по документу, как, когда решен вопрос (из отметки об исполнении).

Кроме того, могут быть и другие сведения, например: расписка в получении документа ход исполнения (дополнять по ходу исполнения) Существуют журнальная система регистрации, карточная, автоматизированная. Регистрация документов должна быть только однократной (в службе ДОУ).

При передаче зарегистрированных документов из одного подразделения в другое, они повторно не регистрируются. Регистрируются все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.

Регистрация необходима для: учета количества документов, обеспечения сохранности документов, контроля исполнения документов, поиска в информационно-справочных целях. – После регистрации документ в канцелярии не остается, его передают исполнителю. Во время исполнения документа служба ДОУ ведет контроль и информационно-справочную работу.

Контроль за исполнением документов существует нескольких видов: контроль по существу (оценка на сколько правильно, удачно решен вопрос). Ведет непосредственный руководитель или специально назначенные лица; контроль за сроком исполнения. Контроль за сроком исполнения ведет непосредственный руководитель и работник службы ДОУ.

Перенести сроки может тот, кто их установил. В свою очередь этот контроль может быть: текущий (контролируется в тот же день, когда поручение должно быть исполнено.); предупредительный (предупреждают исполнителя за три дня до окончания сроков исполнения). Информационно-справочная работа с документами, находящимися на исполнении заключается в том, что работники службы ДОУ должны знать: где, в какой стадии работы, у кого находится каждый документ, в каком документе можно найти информацию по конкретному вопросу.

По окончании исполнения на документе ставится отметка об исполнении (отметку об исполнении ставит лицо, ответственное за делопроизводство в данном структурном подразделении).

Об исполнении документа сообщают руководителю и всем заинтересованным лицам, после этого документ подшивают в дело в этом же структурном подразделении. Отправка. После регистрации сотрудники службы ДОУ запечатывают зарегистрированный исходящий документ в конверт и отправляют адресату.

Вопросы по теме: Видео удалено. Видео (кликните для воспроизведения).

Что такое документооборот? Какие этапы в него входят? Что такое служба ДОУ? Чем она занимается? Что такое регистрация? Что необходимо сделать в процессе регистрации документов?

Что происходит с документом после регистрации? Какие виды контроля за исполнением документов можно выделить?

Кто их проводит?

Можно ли отказать работнику в выдаче копии служебной записки?

работника лишили премиальной доплаты на 30% по его заявлению ему выдали копию приказа, он теперь требует копию служебной записки на основании которой был издан приказ, могу ли я отказать ему в выдаче копии служебной записки и если да, то на какой нормативный документ можно сослаться 05 Сентября 2017, 15:36, вопрос №1743399 Татьяна, г. Абинск Свернуть Консультация юриста онлайн Ответ на сайте в течение 15 минут Ответы юристов (1) 7,4 Рейтинг Правовед.ru 9179 ответов 2760 отзывов Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Юрист, г.

Калининград Бесплатная оценка вашей ситуации

  1. 7,4рейтинг

ТатьянаДобрый день! Это может спровоцировать негативные последствия.работника лишили премиальной доплаты на 30% по его заявлению ему выдали копию приказа, он теперь требует копию служебной записки на основании которой был издан приказ, могу ли я отказать ему в выдаче копии служебной записки и если да, то на какой нормативный документ можно сослатьсяТатьянаОн запросил документ в письменном виде?В силу статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.Вас могут привлечь к ответственности если было письменное заявление.ТК РФ, Статья 247.

Обязанность работодателя устанавливать размер причиненного ему ущерба и причину его возникновенияПутеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 247 ТК РФ До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным.

В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.(часть вторая в ред. Федерального от 30.06.2006 N 90-ФЗ)(см.

текст в предыдущей редакции)Работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном настоящим Кодексом.С Уважением. 05 Сентября 2017, 19:35 0 0 Все услуги юристов в Москве Гарантия лучшей цены – мы договариваемся с юристами в каждом городе о лучшей цене. Похожие вопросы 17 Мая 2016, 20:04, вопрос №1255338 31 Марта 2018, 12:19, вопрос №1952316 17 Февраля 2016, 09:33, вопрос №1147119 28 Марта 2017, 14:11, вопрос №1588043 05 Июля 2017, 14:22, вопрос №1687561 Смотрите также

Электронные служебные записки.

Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений. Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+