Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - О передаче документов служебная записка

О передаче документов служебная записка

О передаче документов служебная записка

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная


На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения. Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству).

С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами.

Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок По содержанию докладные записки подразделяются:

  1. информационные;
  2. на инициативные;
  3. отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы. Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п. В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

  1. на внешние;
  2. внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

  1. адресата;
  2. фамилию исполнителя, номер его телефона.
  3. дату;
  4. наименование организации;
  5. подпись руководителя;
  6. заголовок к тексту;
  7. наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  8. место составления;
  9. текст;
  10. индекс;

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1 Внешняя докладная записка Общество с ограниченной ответственностью «Север» (ООО «Север») ул.

Советская, д. 123, 116900, Москва Тел./факс (095) 112-56-90 E-mail: ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191 ИНН/КПП 6321732124/632101001 Генеральному директору ООО «Ромашка» А.В. Гришину ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.02.2014 № 12/05-14 О привлечении дополнительных трудовых ресурсов Уважаемый Андрей Васильевич! В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г.

Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014. Начальник отдела кадров Семенов В.О.

Семенов В дело № 03-13 Одинцова 10.02.2014 Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к составлению документов» (Пример 2). К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

  1. текст;
  2. регистрационный (исходящий номер);
  3. заголовок к тексту;
  4. дата;
  5. наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  6. подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
  7. отметка о наличии приложения (если есть);
  8. наименование структурного подразделения;
  9. адресат;

Пример 2 Внутренняя докладная записка Отдел продаж Директору ООО «Ромашка» И.И. Сидорову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 07.04.2014 № 6 О прогуле, совершенном менеджером отдела продаж Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было. В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И.

за прогул. Начальник отдела продаж Игнатьев О.А.

Игнатьев В дело № 02-10 Сидорова 07.04.2014 Наш совет Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.

Оформление реквизитов докладной записки При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4). Пример 3 Угловое расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения Адресат ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ______________ № ________ Заголовок Пример 4 Продольное расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА _____________ № _________ Адресат Заголовок Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке.

Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.). Обратите внимание Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки – дата составления и подписания. Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа.

Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

  1. в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
  2. в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
  3. во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать.

В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя. Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи. Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

в 1 экз. Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм.

Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне. Кстати Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен. Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях.

Стандартные цели этого документа включают:

  1. объявления (извещения).
  2. запрос информации;
  3. выдачу инструкций;
  4. сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п.

Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания. Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству.

Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации. Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5. Пример 5 Служебная записка Отдел АХО СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 16.04.2014 № 4 Начальнику отдела кадров И.И.

Сидорову В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»: 1.

Симакину И.П. 2. Иванову П.Н. Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов В дело № 02-14 Ильина 16.04.2014 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.

Рекомендуем прочесть:  Жалоба на бездействие жэу образец

Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000

«Документация по оформлению дисциплинарных взысканий»

.

Виды объяснительных записок и их особенности По содержанию объяснительные записки подразделяются:

  1. на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
  2. составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом. Записка как доказательство Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре.

Он исключает подмену исходного документа. Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись. Оформление отдельных реквизитов докладной записки В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.
Дата. Подпись. Оформление отдельных реквизитов докладной записки В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003. Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать: • описание фактов, послуживших поводом к ее написанию; • аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию. Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам.

Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

Пример 6 Объяснительная записка Считать причины неуважительными. Применить дисциплинарное взыскание в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ. Смолкин 17.04.2014 Директору ООО «СВ» А.В. Смолкину ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 14.04.2014 № 14 Об отсутствии на рабочем месте Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам. Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер Александрова И.И. Александрова РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы. Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации.

Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации. ▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к.

регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено.

Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7 Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок Дата документа Регистрационный номер Вид документа, краткое содержание Кем подписан документ Исполнитель Куда передан Расписка в получении (подпись, дата) Отметка о направлении документа в дело 1 2 3 4 5 6 7 8 07.04.2014 03-10/14 Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р.

Начальник отдела кадров Инспектор отдела кадров Отдел кадров Смирнова В.А. 07.04.2014 В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014 ▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной.

Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников; ▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству.

В инструкции следует зафиксировать: 1) перечень нерегистрируемых документов. 2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается: • место регистрации; • время и порядок регистрации; • правило образования регистрационного номера; • форма, в которой производится регистрация; • перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения; • правила учета движения документов после регистрации; • принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение); 3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).

Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно. Наш совет При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов.
Наш совет При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов.

Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками. Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки.

ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (в ред.

от 26.09.2013).

В каких ситуациях составляется служебная записка

Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела.

Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.Документ является строго внутренним и за пределы компании не выходит. Несколько слов стоит сказать о цели написания документа.

На самом деле, основания для составления «служебки» могут быть различными:

  • Чтобы снять с себя ответственность о совершенном нарушении со стороны подчиненных. При поступлении такого документа, начальник не сможет предъявить претензии к гражданину в будущем.
  • С целью исправления ситуация, связанных с нарушением производственного процесса и подлежащих урегулированию.
  • Для повышения эффективности труда.
  • Для получения защиты. Если работник испытывает на себе несправедливость и придирчивое отношение со стороны вышестоящего персонала, то можно использовать данную форму обращения для урегулирования вопроса мирным путем. Если этого сделать не удастся, то следующая инстанция – это суд, где служебная записка может стать дополнительным доказательством.

С учетом оснований и целей составления такой документации, различаются и виды служебных записок.

Пример написания служебной записки

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса. Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения.

Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного. Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.

Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию. Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  1. о наименовании предприятия,
  2. дате ее составления,
  3. сотруднике, который пишет записку,
  4. должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению. После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Особенности оформления внешней докладной

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации.

Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

  1. сведения об организации-отправителе;
  2. присвоенный документу номер;
  3. город, в котором составлена докладная;
  4. подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Чем записки различаются между собой

Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка Суть записки

  1. содержит выводы и предложения составителя
  2. информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
  1. содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
  2. информирует о необходимости решения оперативных вопросов. При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;

Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.).

При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записки, ; Направленность Обращение к руководству:

  1. от руководителя филиала к руководителю головного подразделения
  2. от руководителя отдела к руководителю компании;
  3. от работника к руководителю отдела;

Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему Виды записок по назначению

  1. инициирующие принятие решения;
  2. отчетные
  3. чисто информативные;
  1. описывающие какое-либо событие
  2. объясняющие действия конкретного работника (подразделения);

Структура I раздел — изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания; II раздел — при необходимости — анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы; III раздел — описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять I раздел — изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию; II раздел — описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию. Не содержит выводов и предложений Виды записок по степени доступности

  1. открытый документ;
  2. конфиденциальный документ

Примеры записок Предложение о премировании конкретного работника Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме № М-29)

Пример служебной записки

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения , которые требуют наличия следующих реквизитов:

  1. описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  2. бумага должна содержать шапку.
    В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О.

    сотрудника в дательном падеже);

  3. далее указывается наименование документа;
  4. вносится дата его составления и номер;
  5. ниже указывается должность и Ф.И.О.

    составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

НЕЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК

  1. Регистрация в службе ДОУ крупной организации. Передача служебных записок в службу ДОУ для регистрации и последующего перенаправления адресату замедляет процесс доведения информации и принятия решений. Это особенно заметно в организациях с большим объемом документооборота внешнего и внутреннего. Учитывая общую нагрузку, не каждая служба ДОУ может выделить отдельного сотрудника для регистрации служебных, докладных и прочих записок. Так или иначе, в первую очередь всегда будут регистрироваться срочные исходящие письма, приказы, распоряжения, входящая корреспонденция от вышестоящих органов, а служебные записки – безропотно ждать своего часа.
  1. Регистрация секретарем в небольшой организации.

    В организациях с небольшим документооборотом служебные записки регистрирует секретарь руководителя. Служебная записка является внутренним документом горизонтальной направленности и не может предназначаться вышестоящему должностному лицу.

Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки. Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами – лишнее звено.

  1. Без регистрации, но с отметкой службы ДОУ о передаче. Если в организации не принято регистрировать служебные записки, передавать их адресату через службу ДОУ без регистрации не имеет смысла. Передать службе ДОУ записку и получить отметку о передаче с последующей передачей документа службой ДОУ подразделению-адресату и проставлением еще одной отметки о передаче – все это усложняет процесс, отнимает время, увеличивает срок исполнения поручений.

Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа (при необходимости). Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант.

Отметку о получении может заменить штамп «Получено», который содержит поля для указания даты получения, Ф.И.О. и подписи должностного лица (рис.). Рис. Отметку о получении может заменить штамп «Получено»

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» И.И.

Иванову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА «02» сентября 2020 г. В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  • Рысьев Р.Р., 10-Б класс.
  • Галопов Г.Г., 9-Б класс.
  • Аллюрова А.А., 10-А класс.

Преподаватель верховой езды П.П. Петров

Заключение

Написание служебной записки встречается на крупных предприятиях, где работает немало людей и сложно уследить за ситуацией на местах.

Такой подход позволяет руководству предприятия быть в курсе событий и своевременно предпринять необходимые меры по разрешению сложных, а порой и конфликтных ситуаций.

При составлении обращения важно учитывать различные нюансы и требования, которые предъявляют действующие стандарты.

Лишь в этом случае документ будет иметь значимость.

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.

Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Правила грамотного оформления

Начинать служебную записку нужно с разъяснения сложившейся проблемы или ситуации.

Нужно подчеркнуть, что именно послужило поводом для написания записки.

После этого нужно перечислить, какой ответ ожидается получить от этого обращения, назвать точную просьбу и, если требуется, сумму, которую планируется реализовать. Подпись на этом документе стоит того, кто составляет записку.

Очень часто ее подписывает начальник отдела. Если предприятие того требует, то под подписью проставляются визы лиц, которые заинтересованы в данной просьбе.

Перечисляются инициалы, фамилии, подписи и даты.

В некоторых случаях дописываются должности. Виза – это своего рода согласие лица с содержанием служебной записки.

Чтобы при необходимости иметь возможность сослаться на составленную служебную записку, ее необходимо зарегистрировать на предприятии.

Виды записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

  1. о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  2. о направлении в служебную поездку или командировку;
  3. о премировании сотрудников.
  4. о запросе информации;

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Пример служебной записки

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

  1. бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  2. описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения.», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  3. далее указывается наименование документа;
  4. ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
  5. вносится дата его составления и номер;

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Разновидности

Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:

  1. Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.
  2. Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
  3. Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.

Записки также могут быть внешними и внутренними.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+