Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Отметка о заверении копии образец

Отметка о заверении копии образец

Отметка о заверении копии образец

По закону


Поскольку дело касается официальных документов, вопрос о правильном их заверении регламентируется правовыми нормами.В интернете вы, конечно, всегда найдете образец, как заверять документы «копия верна», однако, будет ли он соответствовать последним нововведениям… Разберемся подробнее.В настоящее время правила заверения копий регулируются рядом стандартов и иных правовых актов:

  1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 – вступает с 01.07.2018 на замену вышеуказанному. Будет распространяться на все предприятия (договоры, уставы, положения, инструкции, регламенты и пр.), а также на электронные документы.
  2. ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно его требованиям, отметка должна состоять из слова «Верно» под подписью, указания на должность заверяющего лица, подписи, ФИО, даты.

Нововведение: на отметке о заверении копии нужно указать место хранения оригинала, если бумага направляется в стороннюю организацию, и заверить печатью.

  1. Указ Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X. Он устанавливает правила выдачи и свидетельствования копий по запросам физических лиц.
  2. Основы законодательства Российской Федерации о нотариате. О том, какой порядок царит в данной сфере и сколько стоит заверить копию у нотариуса, поговорим далее.
  3. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 (вместо ГОСТ Р 51141-98) — содержит понятийный блок.
  4. Рекомендации методические по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Образец правильного заверения копии документов

По ГОСТу отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись».

Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа. Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия.

Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы.

Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.

Если же копия выдается для представления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п.

5.24 и 5.26 ГОСТ). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос.

Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать.

ВНИМАНИЕ. При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.).

Такой запрет установлен в ГОСТ. Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.

Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой. При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований.

Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист.

Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов. Приведем примеры правильного заверения копий.

1. Копия для «внутреннего» использования без печати ВЕРНО Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая 12.12.2019 2. Копия для «внутреннего» использования с печатью ВЕРНО Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая 12.12.2019 Печать 3.

Копия для «внешнего» использования ВЕРНО Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая 12.12.2019 Печать Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г.

4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке ВЕРНО Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая 12.12.2019 Печать Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019». 5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

ВЕРНО Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая 12.12.2019 Печать Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2018 г.

Подлинник, копия, дубликат

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом:

«заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу»

.

Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт устанавливает следующее:

«При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись»

проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Выдача копий и их заверение Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

(с изменениями от 08.12.2003).

В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.
Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации.

Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу.
Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу.

Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания:

«Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов»

.

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера.

Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.

Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан. Нотариальное заверение копий документов В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации.

Нотариальное заверение копий документов В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ). Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом.

Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа. Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях: — если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке; — если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения.

Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы. При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником.

Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.

Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать».

В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса. Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования, кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным. Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов.

В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу.

Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол. Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила. Дубликат Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа».

Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами.

Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

. Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа.

В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа. Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».

Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней

Как с вами можно связаться?

Онлайн-сервис готовых правовых решений Еще нет аккаунта? Попробовать бесплатно Клиентам ilex Войти в сервис Онлайн-сервис готовых правовых решений Для чтения этого материала вам следует перейти в свой платный аккаунт ilex Отмена Перейти © ООО «ЮрСпектр» 2016-2020 Все права защищены.

Информационные и технологические составляющие эталонного банка данных правовой информации Республики Беларусь предоставлены Национальным центром правовой информации Республики Беларусь. Спасибо, ваше письмо отправлено. Закрыть Извините, письмо не было отправлено.

Попробуйте снова. Закрыть

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут.

Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии; . При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе.

К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´х затрат, влечет еще и денежные.

Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии, :

  1. специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.
  2. главой местной администрации;

Общие правила заверения копий документов

С 01 июля 2018 года вступает в силу «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации.

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016.).

Он распространяет свое действие на организационно-распорядительные документы, такие как:

  1. уставы;
  2. положения;
  3. правила;
  4. постановления;
  5. письма;
  6. акты;
  7. справки и др., в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.
  8. приказы;
  9. распоряжения;
  10. инструкции;
  11. протоколы;
  12. регламенты;
  13. договоры;
  14. решения;

ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает правила заверения копий документов. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия и заверяется печатью организации.

Важно На практике надпись о месте хранения документа делают на копии очень редко.

Принципиальным это является лишь при рассмотрении отдельных судебных дел.

Тем не менее, рекомендуем все же в полном объеме выполнять требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 и дополнять отметку о заверении копии надписью о месте хранения документа. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

На что обратить внимание

Нотариус предъявляет целый ряд требований к документам, которые подаются ему на заверение. При их несоблюдении он имеет право отказать в выполнении соответствующей процедуры. В частности, не допускается следующее:

  1. также присутствие нечетко поставленных подписей должностных лиц, в том числе, если этот реквизит выполнен с применением технических средств, включая светокопирование и факсимильный штамп;
  2. присутствие дописок, зачеркивания и правок, относительно которых нет указания, что они верны;
  3. любые повреждения документа (текста и иные), вследствие наличия которых либо возникают сомнения в аутентичности данной бумаги, либо появляется вероятность неоднозначной ее интерпретации;
  4. нарушение целостности документа, когда он распадается на части
  5. наличие в тексте нечитаемых участков, разобрать которые невозможно;
  6. ламинирование поверхности оригинала, вследствие чего становится затруднительно установить, подлинный он или нет;
  7. печати, принадлежность которых определенной организации затруднительно идентифицировать;
  8. часть текста написана карандашом;

Также нотариус не заверяет рукописных документов, бумаг, имеющих гриф «Секретно» и ряда документов, имеющих медицинский характер.

Подробнее о заверении копий документов смотрите ниже на видео.

Изготавливаем многостраничные копии

Как заверять копии документов, которые состоят более чем из одного листа? На этот счет новый ГОСТ никаких правил не содержит. Поэтому можно исходить просто из деловой практики, а также из разъяснений Минфина.

Последние были даны в отношении налоговых документов, но в части заверения многостраничных документов актуальны и для остальных бумаг. Итак, заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами: •или отдельно заверить каждый лист копии; •или прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки.

Там же нужно указать количество листов.

Это можно сделать, например, таким образом. Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов. ВЕРНО Инспектор отдела кадров А.П.

Абрамова 18.04.2018 Подлинник документа находится в ООО «Рассвет» в деле № 3/к за 2016 г. Сшивку нужно делать так, чтобы она: •не мешала чтению каждого листа и снятию с него копии при необходимости; •не расшивалась (не разваливалась) при изучении копии.

* * * У налоговиков свои представления о правилах заверения и оформления бумажных копий документов, представляемых в ИФНС при проверках. Пока что они сформулированы только в Письмах Минфина, .

Но уже есть (ID проекта 02/08/02-18/00078469), в который эти правила почти полностью «переедут». Отметим, что указывать на местонахождение подлинников ни Письма, ни проект не требуют.

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.

E-mail * Имя

  1. Минтруд России в простой и доступной форме ответов на вопросы разъяснил, как и кому в каких ситуациях надо действовать.
  2. Родителям, чьи дети переведены на дистанционное обучение в связи с коронавирусом, не будут выдавать больничный лист.
  3. Разъяснения Росархива.

Заключение

Новые правила заверения документов не изменили порядок визирования копий радикальным образом.

В отдельных случаях — когда копию предъявляют в другую организацию — нужно указать место хранения подлинника (если это возможно сделать). Право заверения есть у руководителя, его заместителя и начальника отдела кадров.

Процедура простая и не требует серьёзной предварительной подготовки. Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Вконтакте Оцените статью

Загрузка. Поделиться ВКонтакте Facebook Одноклассники Twitter Добавить комментарий Пожалуйста, введите ответ цифрами:4 × пять =

Выдача дубликатов документов

Любой важности сводку, ордер, протокол можно восстановить при условии, что они полностью пришли в негодность и их больше нельзя использовать по назначению.

Процедура подразумевает заявительный характер. Прежде чем получить желаемое, нужно обратиться в ведомство, которое правомочно осуществить действие. Порядок выдачи дубликатов документов зависит от учреждения, в которое обращается заявитель.

Следует заметить, что после заверки нотариусом верности копии, она тоже становится юридически значимой. Переписать, сделать ксерокопию данных значительно проще, так как для этого не требуется специальных бланков и формуляров. Нотариальная служба должна подтвердить достоверность данных, даже написанных от руки.

Сотрудник откажется заверять информацию:

  1. на листах, не скрепленных между собой, с неясными для прочтения записями;
  2. с подчистками, исправлениями, ошибками;
  3. изложенную карандашом;
  4. нечеткой, смазанной печатью.

Аналогом оригинала копия никогда не станет и не может его полностью заменить, она нужна для подтверждения юридически факта:

  1. стажа;
  2. брака;
  3. рождения;
  4. наличия специальных знаний.
  5. работы;
  6. собственности;

В отношении дубликатов исполнительных документов, порядок выдачи судебных приказов регулирует ГПК РФ статьей 430. Обращаться с заявлением нужно в тот суд, который выносил постановление. На заседании будет рассмотрен вопрос и вынесено решение.

О времени его проведения заранее извещают заинтересованных в деле лиц. После удовлетворения запроса заявителю будет выдан юридический акт. Источник: http://fb.ru/article/463089/chto-takoe-dublikat-dokumenta-poryadok-vyidachi-dublikatov-dokumentov No related posts.

Поделиться: Рубрики × Рекомендуем посмотреть ВНИМАНИЮ ПРАВООБЛАДАТЕЛЕЙ!

ВСЕ МАТЕРИАЛЫ РАЗМЕЩЕНЫ НА САЙТЕ СТРОГО В ИНФОРМАЦИОННЫХ И УЧЕБНЫХ ЦЕЛЯХ! ЕСЛИ ВЫ СЧИТАЕТЕ, ЧТО РАЗМЕЩЕНИЕ КАКОГО-ЛИБО МАТЕРИАЛА НАРУШАЕТ ВАШИ АВТОРСКИЕ ПРАВА — ОБЯЗАТЕЛЬНО СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ ЧЕРЕЗ ФОРМУ КОНТАКТОВ И ВАШ МАТЕРИАЛ БУДЕТ УДАЛЁН!

Рубрики Популярное Контакты г. Москва ул Трубная д23 офис 3 8 (800) 964-23-34 © Copyright 2020, Твой юрист.

Все права защищены.

Новый порядок оформления и заверения копий документа (Комментарий к постановлению Минюста РБ от 15.01.2013 № 9)

В процессе работы кадровой службы часто требуется создать копию того или иного документа.

С 3 февраля 2013 г. порядок создания копий документов изменен. Предлагаем ознакомиться с нововведениями, чтобы знать, как по новым правилам заверять копии и выписки из документов, чтобы при этом не возникало сомнений в юридической силе документа.

Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы определены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция). Она устанавливает комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Уточнен порядок оформления и заверения копий документов Постановлением Минюста РБ от 15.01.2013 № 9 «О внесении изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» (далее – постановление № 9) уточнен порядок оформления и заверения копий документов (далее – копия). ЭТО ВАЖНО! Постановление № 9 вступило в силу 3 февраля 2013 г.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов (п. 18 Инструкции): – наименование организации и (или) структурного подразделения – автора; – дата; – регистрационный индекс; – подпись. Кроме того, в редакции Инструкции до внесенных постановлением № 9 изменений говорилось, что для придания копии документа юридической силы копия должна быть заверена.

Однако сам порядок заверения уточнен не был. По новым правилам копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч.

реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы ее необходимо заверить (засвидетельствовать) подписью уполномоченного должностного лица организации (п.

64 Инструкции). Например, таким должностным лицом может быть начальник отдела кадров или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлены полномочия по оформлению и заверению копий документов. Справочно: уполномоченное должностное лицо нанимателя – руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (ст. 1 Трудового кодекса РБ). Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа.

Выписки из документов следует оформлять на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (п.

64 Инструкции). Отметку о заверении копии оформляют ниже реквизита «Подпись». Она включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример оформления реквизита Верно Инспектор отдела кадров Подпись А.Г. Леонов 25.01.2008 Копии документов, предоставляемые гражданам, в т.ч. индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее – обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них следует оформлять в порядке, определенном частями второй и шестой п.

64 Инструкции. При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии надо удостоверять печатью организации. На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка воспроизводить не нужно. Необходимо проставить дату подписания документа, его регистрационный индекс и отметку о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Пример Верно Подпись А.Г. Леонов Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства РБ. Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, можно удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

ЭТО ВАЖНО! Организация может заверять копии документов, которые созданы в самой организации, а также документов, полученных ею в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.), документов, предусмотренных постановлением Совета Министров РБ от 30.12.2012 № 1256

«О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц»

(далее – постановление № 1256) и иными актами законодательства. Юридические лица всех форм собственности, если иное не предусмотрено актами законодательства, выдают копии исходящих от них документов обратившимся лицам или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, за исключением копий исходящих документов, относящихся к переписке государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами.

В заявлении обратившегося лица (его представителя) о выдаче копии документа должны быть указаны сведения, подтверждающие наличие в этом документе информации, непосредственно касающейся конкретных прав и (или) законных интересов обратившегося лица (требование постановления № 1256). В целом же требования к оформлению отметки «О заверении копии» остались прежними.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+